Niekiedy można spotkać się ze zrównaniem pojęć „przechowywania” i „archiwizowania” dokumentów. W rzeczywistości te działania wcale nie muszą iść w parze. Przechowywanie może być chaotyczne i nieuporządkowane. Firmy, które w tej sposób postępują ze swoimi aktami, mogą borykać się z problemami w komunikacji z klientami, a nawet z problemami natury prawnej. Usługi archiwizacji dokumentów polegają natomiast na uporządkowaniu akt w celu stworzenia profesjonalnego, w pełni funkcjonalnego archiwum. Archiwizacja dokumentów w firmie – zasady i klasyfikacja dokumentów Archiwiści spotykają się z dwoma typami dokumentacji – archiwalnymi i niearchiwalnymi. Pierwsze akta zalicza się do kategorii A. Z uwagi na ich charakter, przechowuje się je wieczyście, w państwowych jednostkach organizacyjnych. Do takich dokumentów zalicza się m.in. akta sądowe, notariaty i księgi stanu cywilnego. W firmach spotkamy głównie akta z kategorii B, czyli dokumentację niearchiwalną. Przedsiębiorcę obowiązują określone sposoby archiwizacji dokumentów firmowych. Z tej kategorii należy wyodrębnić poszczególne grupy: B – przy literze zapisuje się liczbę, która oznacza, po jakim czasie dokumenty można zutylizować; BC – takich akt nie trzeba przechowywać, można je zniszczyć, gdy tylko przestaną być potrzebne; BE – obok tej nazwy kategorii również zapisuje się liczbę. Po upływie określonego czasu, archiwum państwowe przeprowadza ekspertyzę i podejmuje decyzję, czy kategoria dokumentu zostanie zmieniona. Archiwizowanie dokumentów w firmie – pozostałe sposoby archiwizacji dokumentów Stworzone archiwum powinno być funkcjonalne i to tą zasadą kierują się profesjonalni archiwiści. Celem jest takie uporządkowanie dokumentacji, żeby każdy pracownik, mający uprawnienia do korzystania ze zbiorów, mógł sprawnie wyszukać interesujący go dokument. O tym, jak ważne jest właściwie uporządkowanie akt, przekonała się każda firma, która chociaż przez chwilę próbowała działać, mając chaos w dokumentacji. W takich warunkach procesy niepotrzebnie się wydłużają, a pracownicy się frustrują. Uniwersalne oznaczenia sprawiają, że każda osoba jest w stanie posłużyć się firmowym archiwum i sprawnie wykonywać swoje obowiązki. Zasady archiwizacji dokumentów w przedsiębiorstwie – kwestia chronologii Mówiąc o zasadach archiwizacji dokumentów w firmie, nie można pominąć kwestii chronologii. Dokumentację należy odpowiednio posegregować oraz zabezpieczyć. W tym celu używa się pudełek, teczek, segregatorów i koszulek. Powszechną praktyką jest też skanowanie paragonów oraz wydruków z kasy fiskalnej – takie dokumenty bardzo szybko stają się nieczytelne. Sposoby archiwizacji dokumentów firmowych – dlaczego te zasady są takie ważne? Odpowiednio stworzone archiwum nie tylko pozwala na sprawne wykonywanie obowiązków przez pracowników. Dobra archiwizacja jest niezbędna, żeby świetnie orientować się w posiadanej dokumentacji i przestrzegać terminów przechowywania akt. Te kwestie są na tyle ważne, że wiele firm woli powierzyć to zadanie specjalistom – wykwalifikowanym firmom, oferującym usługi archiwizacji dokumentów firmowych. Podejmując współpracę z takim usługodawcą, przedsiębiorca zyskuje pewność, że akta zostaną ułożone zgodnie ze standardowymi zasadami i obowiązującym prawem. Zapraszamy do kontaktu! Zapytaj o tę usługę

Czy różne rodzaje dokumentów wymagają różnego sposobu niszczenia? Czy przedsiębiorstwo jest w stanie samodzielnie przestrzegać zasad, które określa RODO? W dzisiejszym artykule skupiamy się na sposobach bezpiecznego niszczenia dokumentów firmowych. Typy akt a niszczenie dokumentów w firmie Właściwie każda firma przetwarza dane osobowe. Jest to konieczne, żeby nawiązać relację z klientem, partnerami lub kontrahentami. W praktyce oznacza to, że przedsiębiorstwo staje się w takiej sytuacji administratorem danych, a to oznacza, że musi stosować się do zapisów RODO. Ogólne rozporządzenie o ochronie danych precyzuje, jakie obowiązki spoczywają na administratorze. Powinien on zapewnić informacjom taki poziom ochrony, który zapobiegnie przedostaniu się danych do nieupoważnionych osób. Jak to wpływa na niszczenie dokumentacji firmowej? Przede wszystkim należy zdać sobie sprawę z tego, że niszczenie dokumentów RODO uznaje za przetwarzanie danych osobowych. Kolejnym krokiem jest zorientowanie się, jakiego typu dokumentacja występuje w firmie. Przedsiębiorstwa gromadzą różnego rodzaju akta, m.in. faktury sprzedażowe i kosztowe; Księgę Przychodów i Rozchodów; wyciągi z kont bankowych, paragony, dowody zapłaty, potwierdzenia wykonania przelewu, dokumenty związane z podatkiem VAT (zarówno deklaracje, jak i rejestry zakupów i sprzedaży) dokumentacja pracownicza (umowy cywilnoprawne, akta osobowe, karty wynagrodzeń, listy płac). Wielu przedsiębiorców może zastanawiać się, czy np.niszczenie dokumentów księgowychwygląda inaczej niż niszczenie dokumentów kadrowych lub niejawnych. Tutaj warto zdać sobie sprawę, że największe różnice w zarządzaniu taką dokumentacją, zaznaczają się nie w sposobie ich niszczenia, ale w okresie przechowywania, regulowanym prawnie. Jeśli chodzi natomiast o utylizację, warto skupić się na zawartości akt. Firmowa dokumentacja zawierająca dane pracowników, klientów, partnerów i kontrahentów zawsze powinna być niszczona w bezpieczny sposób. Jeśli chodzi o informacje dotyczące kondycji firmy, jej sytuacji finansowej – tutaj przedsiębiorstwo ma większą dowolność. W praktyce jednak również w tym przypadku wybiera się zazwyczaj bezpieczne niszczenie dokumentów. Niszczenie dokumentacji papierowej – czy przedsiębiorstwo może to zrobić samodzielnie? Może i wiele działalności decyduje się na takie kroki. Są to jednak firmy bardzo małe lub wręcz jednoosobowe. Gdy dokumentacji jest więcej, taki proces staje się mniej opłacalny. W przypadku obszernych akt trudno jest też zachować zasady bezpieczeństwa, jeśli nie dysponuje się specjalistyczną infrastrukturą. W takich sytuacjach rozwiązaniem jest skorzystanie ze wsparcia firmy oferującej usługi niszczenia dokumentów papierowych i niszczenie dokumentów podatkowych. Takie przedsiębiorstwa do utylizacji akt, używają specjalnych instalacji, które całkowicie wykluczają ryzyko odzyskania danych (takiej pewności nie dają np. biurowe niszczarki). Niezależnie od tego, jakim rodzajem akt dysponujemy, dokumenty zawierające dane osobowe powinniśmy traktować ze szczególną troską. Zaufanie sprawdzonemu usługodawcy to nie tylko oszczędność czasu, który trzeba by było przeznaczyć na własnoręczną utylizację. To również pewność, że firma nie będzie musiała mierzyć się ze skutkami nieprawidłowego niszczenia dokumentów – grzywnami lub stratami wizerunkowymi. Zapraszamy do kontaktu! Zapytaj o tę usługę

Zarządzanie obiegiem dokumentów w firmie to wymagające zadanie. “Wymagające” nie oznacza tu jedynie skomplikowania tych procesów; to określenie odnosi się również do faktu, że jakiekolwiek niedopatrzenia na tym polu mogą doprowadzić do niemałego chaosu w dokumentacji oraz do spowolnienia procesów w przedsiębiorstwie. Dodatkowo sprawy nie ułatwia różnorodność akt, z którymi można spotkać się właściwie w każdej firmie. Przechowywanie dokumentów w firmie – kilka słów o rodzaju dokumentacji w przedsiębiorstwie Z konkretnymi typami akt wiążą się różne wymogi dotyczące przechowywania dokumentów. Akta firmowe przeważnie można podzielić w następujący sposób: Księga przychodów i rozchodów Dokumentację można prowadzić również w wersji elektronicznej, ale konieczne jest drukowanie księgi do dwudziestego dnia każdego miesiąca. W takiej ewidencji zapisuje się różnorodne zdarzenia gospodarcze, które mają miejsce w firmie Dokumentacja związana z kasą fiskalną Nie każde przedsiębiorstwo używa kasy fiskalnej. Jeśli jednak posługujemy się nią w prowadzeniu swojej działalności, konieczne jest przechowywanie raportów z kasy fiskalnej oraz kopii paragonów. Warto zdawać sobie sprawę, że książkę serwisową należy przechowywać tak długo, jak długo korzystamy z kasy fiskalnej (oraz przez okres pięciu lat od terminu płatności podatku dochodowego). Faktury kosztowe i sprzedażowe Przedsiębiorcy mogą przechowywać faktury w formie elektronicznej lub w papierowej. Ten pierwszy sposób to, z oczywistych względów znaczne ułatwienie, zwłaszcza że nie ma w tym przypadku konieczności drukowania faktur (w przeciwieństwie do wcześniej wspomnianej KPiR). Tutaj warto zaznaczyć, że przechowywanie faktur następuje w podziale na okresy rozliczeniowe. Dokumentacja VAT i PIT Przedsiębiorcy nie tylko są zobowiązani składać deklaracje, ale również przechowywać takie dokumenty. Zobowiązanie przedawnia się wraz z upływem 5 lat (okres liczony jest od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku). Umowy zawarte z pracownikami Przedsiębiorstwo (płatnik) musi przechowywać dokumentację, na której podstawie ustalana zostaje renta lub emerytura. Jeszcze do niedawna okres przechowywania takich akt sięgał aż 50 lat od rozwiązania umowy z pracownikiem. Obecnie jednak okres ten skrócił się do 10 lat. Dokumentacja ZUS Dokumentację zgłoszeniową należy przechowywać przez okres 5 lat. Powyższy, bardzo skrótowy podział pokazuje, że przechowywanie dokumentacji firmowej to nie tylko zadbanie o odpowiednie jej zabezpieczenie – to również świadomość, jak długo każdy rodzaj akt winien być przechowywany. To ważne, bo przechowywanie dokumentacji dłużej niż jest to konieczne, może wiązać się z nałożeniem na przedsiębiorstwo niemałej kary. Na administratorze spoczywa bowiem obowiązek usunięcia danych osobowych wraz z upływem okresu ich przechowywania. Wyróżnić można tutaj jednak kilka wyjątków od tej zasady; tyczy się to danych do celów statystycznych, badań naukowych lub historycznych oraz danych archiwalnych gromadzonych w interesie publicznym. Profesjonalne firmy, oferujące usługę przechowywania dokumentów, biorą pod uwagę zarówno kwestie dotyczące formalnych obostrzeń (RODO), jak też zasady związane z okresem przechowywania. Samodzielne przechowywanie dokumentacji firmowej a przechowywanie akt przez zewnętrzną jednostkę Przedsiębiorstwa decydujące się na przechowywanie dokumentów firmowych „na miejscu”, najczęściej inwestują w specjalistyczne szafy, zabezpieczane kodem lub zamykane na klucz. Wraz z wejściem w życie RODO świadomość dotycząca ochrony wrażliwych informacji osobowych drastycznie wzrosła. Rozporządzenie nie określa, w jakie konkretnie środki zabezpieczające powinna zaopatrzyć się firma. Precyzuje natomiast, że powinny one być na tyle silne, aby do dokumentacji nie mogły mieć wglądu osoby nieupoważnione. Przechowywanie dokumentów firmowych RODO uznaje za ich przetwarzanie. Administrator informacji musi na własną rękę dopasować adekwatne zabezpieczenia, które uchronią dokumentację przed przetwarzaniem jej przez niepowołane podmioty. Wiele przedsiębiorstw nie chce lub nie może pozwolić sobie na dużą inwestycję na tym polu. Profesjonalny system zabezpieczeń logicznych i fizycznych to spory wydatek, toteż coraz więcej firm decyduje się skorzystać z pomocy profesjonalistów. Usługodawcy, którzy specjalizują się w przechowywaniu dokumentacji firmowej, są doskonale przygotowane do realizacji wszystkich aktualnie obowiązujących zapisów prawnych, w tym RODO. Przeważnie dysponują świetnie zabezpieczonymi przestrzeniami, profesjonalną infrastrukturą i sprawdzonymi rozwiązaniami technologicznymi. Co również ważne, zazwyczaj takie podmioty bardzo kompleksowo podchodzą do kwestii zarządzania dokumentacją. W efekcie, oprócz profesjonalnego przechowywania akt, proponują również archiwizację, dokonywaną przez profesjonalnych archiwistów. Przedsiębiorca korzystający z tego typu usług może więc cieszyć się z komfortu płynącego ze świadomości, że doskonale panuje nad posiadaną dokumentacją i zapewnia jej najwyższą, zgodną z prawem ochronę. Zapraszamy do kontaktu! Zapytaj o tę usługę

Coraz więcej przedsiębiorstw decyduje się zapisywać swoją dokumentację w formacie cyfrowym. Nie oznacza to jednak, że digitalizacja już wyparła dokumentację papierową. Tradycyjne akta nadal są w ogromnych ilościach gromadzone i przechowywane, również przez te niewielkie firmy. W którymś momencie cykl życia dokumentu jednak się kończy i konieczne staje się zniszczenie akt. Niszczenie dokumentów w firmie – czy warto zająć się tym zadaniem samodzielnie? Niewielkie przedsiębiorstwa najczęściej w tym celu używają poręcznych niszczarek. Takie małe urządzenia to świetne rozwiązanie, jeśli prowadzimy jednoosobową działalność gospodarczą. Niestety w przypadkach większych firm niszczenie dokumentów z pomocą niszczarki może okazać się zadaniem, pochłaniającym dużo czasu. Przedsiębiorca ma do wyboru wtedy dwie opcje. Pierwsza to oddelegowanie do tego zadania jednego z pracowników. Warto zdawać sobie sprawę z tego, że, w przypadku obszernej dokumentacji, niszczenie akt staje się monotonną czynnością, która na długo odciągnie pracownika od realizowanych przez niego na co dzień obowiązków. Drugim rozwiązaniem jest skorzystanie z pomocy wykwalifikowanej firmy. Niezależnie od tego, na który wariant się zdecydujemy, prawdopodobnie na jednym z etapów procesu będziemy zastanawiać się, jakie zasady bezpiecznego niszczenia dokumentów precyzuje RODO. RODO a niszczenie dokumentów firmowych Przede wszystkim należy zdawać sobie sprawę z tego, że prawo w żaden sposób nie narzuca obowiązku korzystania z konkretnego sposobu niszczenia dokumentów. Całkowicie zgodnie z RODO możemy zrobić to więc we własnym biurze, o ile jesteśmy gotowi poświęcić na to nawet kilka dni, dysponujemy właściwym sprzętem oraz jesteśmy gotowi na pewien chaos organizacyjny. RODO nie określa również rozmiarów ścinków, które powstają po „przepuszczeniu” kartki przez niszczarkę. Należy jednak wybrać taki sposób niszczenia dokumentów, żeby nie można było odtworzyć zawartych w nich informacji. Wraz z wejściem w życie RODO coraz więcej przedsiębiorstw zaczyna głębiej interesować się tym, jak skutecznie ochronić dane osobowe, które przetwarza firma. Trudno się temu dziwić – niedopatrzenia na tym polu mogą wiązać się z poważnymi karami finansowymi. Za nieprawidłowe niszczenie dokumentów przedsiębiorstwo może zostać obarczone karą sięgającą nawet 10-20 mln euro lub 2-4% rocznego obrotu. Aby zyskać spokój i zająć się bardziej naglącymi sprawami, mającymi realny wpływ na kondycję przedsiębiorstwa, administratorzy danych nierzadko powierzają niszczenie dokumentów zewnętrznym firmom. Czy powierzenie czynności niszczenia dokumentacji zewnętrznemu usługodawcy rzeczywiście jest bezpieczne? Wiele osób może mieć pewne wątpliwości związane ze skorzystaniem z takich usług i jest to zrozumiałe. W końcu przekazujemy ważne informacje poza firmę. Wyspecjalizowane przedsiębiorstwa bardzo rzetelnie podchodzą do tego zadania i na każdym etapie dokładają wszelkich starań, żeby zachować poufność informacji. Aby było to możliwe, muszą dysponować zaawansowaną infrastrukturą, na którą firmy niedziałające w branży, najczęściej nie mogą sobie pozwolić. Bezpieczne niszczenie dokumentów firmowych, aby było w pełni zgodne z RODO, powinno obejmować: właściwy transport do placówki Podczas przewożenia dokumentów do miejsca, w którym akta będą zniszczone, każda informacja winna być dobrze zabezpieczona. Należy więc maksymalnie skrócić czas między odebraniem dokumentów a ich utylizacją. Podczas samego przewozu akta winny znajdować się w specjalnych pojemnikach, które uniemożliwiają osobom postronnym dostęp do informacji. profesjonalne niszczenie dokumentów Firmy, które specjalizują się w tego typu usługach, najczęściej dysponują specjalnymi instalacjami, które szybko i sprawnie utylizują dokumentację. Z takich zniszczonych akt nie da się odczytać informacji, dzięki czemu proces jest całkowicie zgodne z wymogami RODO. dowód przeprowadzonej utylizacji Zwieńczeniem procesu jest dowód wykonanej utylizacji. Takie oficjalne poświadczenie świadczy o prestiżu i rzetelności firmy, a usługobiorcę zabezpiecza na wypadek jakiejkolwiek kontroli. Aby wszystkie te etapy zaszły sprawnie, ustalone muszą być konkretne procedury. Ich przestrzeganie często decyduje o tym, czy cały proces rzeczywiście odbywa się z zachowaniem najwyższych standardów bezpieczeństwa. Jak wybrać firmę, która zajmie się niszczeniem dokumentacji firmowej? Przede wszystkim należy sprawdzić, czy firma na swojej stronie informuje klientów o tym, że każdy proces przeprowadzany jest z zachowaniem norm RODO. Ważną sprawą jest też elastyczność – profesjonalni usługodawcy starają się dopasować do grafiku klienta i przeprowadzić utylizację tak, żeby niszczenie dokumentów nie wpłynęło negatywnie na regularną działalność firmy. Dobrym pomysłem będzie też zapoznanie się z ofertą przedsiębiorstwa. Jeśli oferuje ono kompleksowe usługi, korzystnym rozwiązaniem będzie nawiązanie współpracy nie tylko dotyczącej niszczenia dokumentów, ale również ich archiwizacji czy przechowywania. W ten sposób zaoszczędzimy czas, który trzeba by było przeznaczyć na poszukiwanie odrębnego usługodawcy. Interesuje Cię niszczenie dokumentacji firmowej? Zapraszamy do kontaktu! Zapytaj o tę usługę

Regały wypełnione po brzegi teczkami i segregatorami to realia wielu przedsiębiorstw. Odnalezienie jednego konkretnego dokumentu wśród nieposegregowanej dokumentacji to nie lada wyzwanie. Odpowiedzią na zapotrzebowanie firm, ceniących porządek w aktach, są profesjonalne usługi archiwizacyjne. Jak na funkcjonowanie przedsiębiorstwa wpływa źle skonstruowane archiwum? Nieprawidłowo zarchiwizowane dokumenty mogą dość mocno utrudnić funkcjonowanie przedsiębiorstwa. Do takich problemów można zaliczyć: Trudności ze znalezieniem pożądanego dokumentu Brak właściwych oznaczeń i brak podział dokumentacji na wcześniej przewidziane kategorie, prowadzi do sytuacji, w której codzienna praca przedsiębiorstwa może zostać znacznie spowolniona. Brak pełnej świadomości dotyczącej przechowywanych dokumentów Poszczególne rodzaje dokumentacji segreguje się nie tylko po to, aby ułatwić życie pracownikom firmy. Posegregowane akta pozwalają również na szybki wgląd do dokumentacji i zorientowanie się w tym, które informacje możemy jeszcze przechowywać, a które należy zutylizować. Chaos wśród dokumentacji znacznie utrudnia realizowanie wymogów ujętych w przepisach. Nieprawidłowa archiwizacja może więc, w skrajnie pesymistycznym scenariuszu, kosztować nas nawet kary pieniężne, spowodowane niemożnością przedstawienia konkretnego dokumentu np. podczas kontroli Urzędu Skarbowego. Stres Ten punkt dość mocno wiąże się z poprzednim. Dyskomfort i stres spowodowany niewłaściwie zarchiwizowaną dokumentacją jest całkowicie uzasadniony. Zadbanie o profesjonalne przeprowadzenie tego procesu to, oprócz zalet natury organizacyjnej, również komfort psychiczny i spokój. Jak widać, absolutnie nie warto odkładać rzetelnej archiwizacji dokumentów na później. Im szybciej się nią zajmiemy, tym szybciej zyskamy kontrolę nad aktami i tym więcej energii będziemy mogli poświęcić ważniejszym aspektom działalności firmy. Ale jak dokładnie przebiega taki proces? Archiwizacja dokumentów – na czym dokładnie polega? Ważne jest to, żeby już na samym początku określić precyzyjny plan działania. Zanim przystąpimy do archiwizacji dokumentów trzeba więc sprecyzować czytelny system, a następnie, konsekwentnie się do niego stosować. To ważne, bo z archiwum korzystać będą przecież nie tylko osoby, które brały czynny udział w jego stworzeniu. Zasady segregacji winny być czytelne, zrozumiałe i sprawiać, że w dokumentacji odnajdzie się każdy upoważniony do korzystania z archiwum pracownik. W praktyce taki jasny system wyraża się w stworzeniu kategorii i posługiwanie się konkretnymi kryteriami (mogą to być kryteria chronologiczne, tematyczne i inne). W procesie rzetelnej archiwizacji stosuje się również różnorodne skróty i oznaczenia, całkowicie jasne dla użytkowników, niezaznajomionych dokładniej ze szczegółowym planem archiwizacji dokumentów. Jak łatwo się domyślić, takie precyzyjne działania mogą być bardzo czasochłonne. Proces dodatkowo wydłuża się, jeśli nie mamy doświadczenia w archiwizowaniu dokumentów. Kompetencje, doświadczenie oraz dokładność są tutaj na wagę złota. Warto przyłożyć się do tej czynności, bo raz stworzone archiwum służy firmie przez wiele lat i stanowi uporządkowaną bazę dla kolejnej dokumentacji, napływającej i rozszerzającej dotychczasowe zbiory. Zalety, które wiążą się ze zlecenia archiwizacji dokumentów wyspecjalizowanej jednostce Jedną z najważniejszych zalet jest oczywiście oszczędność czasu. Profesjonalni archiwiści potrafią działać bardzo sprawnie, przy jednoczesnym zachowywaniu dużej precyzji i dokładności. Wyspecjalizowana firma oferująca usługi archiwizacyjne dba też o tajność informacji. Zgodnie z RODO nie powinny mieć do nich dostępu osoby nieupoważnione. Jasno określone procedury sprawiają, że tacy usługodawcy restrykcyjnie podchodzą do ochrony danych osobowych. Współpracując z rzetelną firmą, możemy liczyć również na to, że archiwizacja dokumentów zostanie wykonana w oparciu o obowiązujące w tej branży normy. Z powodzenie stosuje się więc adekwatne tytuły, nazwy instytucji oraz inne oznaczenia, poprawiające funkcjonalność archiwum. Nie musimy martwić się więc tym, że podczas poszukiwania akt napotkamy na drodze przeszkody związane z niewłaściwą segregacją czy z nieintuicyjnym oznaczeniem. Nawiązanie współpracy ze sprawdzonym przedsiębiorstwem może raz na zawsze ukrócić zmagania z nieuporządkowaną dokumentacją. Podejmowanie się samodzielnej archiwizacji dokumentów jest zasadne, o ile mamy odpowiednie kompetencje. W pozostałych przypadkach warto to zadanie zostawić specjalistom. Nie tylko pozwoli to oszczędzić czas i zasoby firmy. Korzystanie z pomocy zewnętrznego usługodawcy ma jeszcze jedną ważną zaletę. Po zleceniu takiej archiwizacji możemy od razu zdecydować się na usługę przechowywania dokumentów. To prosty sposób na kompleksowe zadbanie o akta – nie tylko zapanujemy na nimi i doskonale będziemy zdawać sobie sprawę z posiadanych zasobów, ale też będziemy mogli zapewnić im najwyższą ochronę. Przechowywanie, podobnie jak archiwizacja, odbywa się z zachowaniem wymaganych standardów bezpieczeństwa i zajmują się nią wykwalifikowani pracownicy. Zapraszamy do kontaktu! Zapytaj o tę usługę

Właściwie każda firma może skorzystać na digitalizacji dokumentów, niezależnie od tego, w jakie branży i na jaką skalę działa. W dzisiejszym artykule skupiamy się na skanowaniu i digitalizacji akt, przybliżając dokładniej zalety tych procesów. Digitalizacja dokumentów – czy słusznie utożsamiana jest z cyfryzacją? Podczas zapoznawania się z tematyką digitalizacji, można natknąć się na utożsamianie terminu digitalizacji z cyfryzacją. Taka praktyka jest całkowicie nieprawidłowa, bo określenia te odnoszą się do odmiennych procesów. Odwołują się jednak w pewien sposób do tej samej tematyki, czyli do zmiany w postrzeganiu danych, która nastąpiła wraz z rozpowszechnieniem się internetu. Z cyfryzacją mamy do czynienia, gdy w firmie pojawia się infrastruktura sieciowa i internetowa. To ona pozwala na sprawną wymianę informacji między pracownikami, partnerami biznesowymi i klientami. Cyfryzacja sprawia, że dostęp do zasobów elektronicznych jest ułatwiony i bez problemu możemy udostępniać informacje innym podmiotom. Digitalizacja to zdecydowanie węższe pojęcie. Takie określenie będzie w pełni adekwatne do opisania sytuacji, w której dokument zostaje przekształcony do formy elektronicznej. W praktyce takim dokumentem wcale nie musi być np. umowa zawarta na papierze. Digitalizacji poddawane są bowiem fotografie lub dźwięki. W efekcie, dzięki digitalizacji, otrzymujemy plik elektroniczny, którym możemy swobodnie wymieniać się na skutek cyfryzacji. Jak widać, procesy te, chociaż w pewien sposób rzeczywiście się ze sobą wiążą, w rzeczywistości odnoszą się do zupełnie innych działań związanych z zarządzaniem dokumentacją. Jak przebiega proces skanowania i digitalizacji dokumentów? Podczas skanowania urządzenie odczytuje dany obraz, a następnie przetwarza go na formę elektroniczną. Warto wykorzystywać przy tym sprzęt dobrej jakości, który pozwoli wiernie odtworzyć akta. Ręczne wykonywanie takich czynności w firmie może zająć sporo czasu, szczególnie jeśli nie dysponujemy urządzeniem wyposażonym w automatyczny podajnik. Kolejnym krokiem jest właściwe uporządkowanie plików. Dobrym pomysłem może być wykorzystanie specjalnych programów oraz rozwiązań pozwalających od razu zeskanowany dokument umieścić w archiwum. Jeśli jeszcze nie mamy stworzonego archiwum dokumentów elektronicznych, a chcemy przeprowadzić w swojej firmie skanowanie dokumentacji i jej digitalizację, warto udać się do specjalistów. Archiwizacja danych elektronicznych pozwoli skutecznie zarządzać plikami, dowolnie się nimi posługiwać i sprawnie wyszukiwać konkretne akta, gdy tylko pojawi się taka potrzeba. Profesjonalni usługodawcy oferują: skanowanie i digitalizację dokumentów archiwizację danych elektronicznych na trwałych nośnikach wysokiej jakość pełną poufność informacji Dlaczego warto rozważyć digitalizację dokumentów w swojej firmie? Najważniejsze zalety dokumentów w formacie cyfrowym Najczęściej przytaczaną zaletą skanowania i digitalizacji dokumentów jest oszczędność miejsca. Trudno się z tym spierać – firmy decydujące się na to rozwiązanie w pewnym stopniu mogą zrezygnować z tradycyjnej, papierowej dokumentacji. Należy jednak zdawać sobie sprawę z tego, że jest to tylko jeden z wielu plusów, które wiążą się z zapisem dokumentów w formacie cyfrowym. Digitalizacja dokumentów pozwala znacznie ułatwić współpracę między zatrudnionymi w firmie osobami. Swoboda wymiany dokumentacji w obrębie jednego działu, jak też i między działami, przyspiesza procesy oraz pozwala skuteczniej i sprawniej wykonywać służbowe obowiązki. Takie „dzielenie się” zasobami umożliwia pracę kilku osób nad jednym dokumentem w tym samym czasie. Jak łatwo się domyślić, taka współpraca nie byłaby możliwa, gdybyśmy mieli do czynienia z aktami papierowymi. Skanowanie dokumentów i ich digitalizacja pozytywnie wpływa również na ich bezpieczeństwo. Dokumenty, które używane są na co dzień, do bieżącej działalności, mogą być przechowywane w chmurze. Z kolei dokumentację archiwalną w formie elektronicznej łatwiej jest zabezpieczyć, bo zajmuje mniej miejsca, niż archiwa papierowe. Zdigitalizowane dokumenty pozwalają na sprawne wyszukanie informacji. Profesjonalna archiwizacja danych elektronicznych lub po prostu systemy zaprojektowane do zarządzania dokumentacją używaną „na bieżąco” sprawiają, że wystarczy kilka sekund, aby przed naszymi oczami ukazał się interesujący nas dokument. Właściwie zaplanowane papierowe, tradycyjne archiwum oczywiście też umożliwia sprawne znalezienie konkretnych akt. Nigdy jednak nie będzie dało się znaleźć ich tak szybko, co w zbiorach elektronicznych. Wygoda wyszukiwania w dużej mierze wynika z faktu, że w przypadku dokumentów w formacie cyfrowym możemy sami ustawiać parametry wyszukiwania, które aktualnie najbardziej nas interesują. Digitalizacja dokumentów to naturalny krok, który, w różnym stopniu, podejmuje prawie każde przedsiębiorstwo. Rezygnacja z możliwości, jakie daje ten proces, jest nieopłacalna zarówno w krótkim okresie, jak i długoterminowo. Rzetelnie przeprowadzona digitalizacja i archiwizacja danych pozwala bowiem i na wygodniejsze operowanie bieżącą dokumentacją, i na zabezpieczenie akt, które należy przechowywać przez dłuższy czas. Zapraszamy do kontaktu! Zapytaj o tę usługę

Jak wygląda niszczenie dokumentów w systemie bezpiecznych pojemników i czym się charakteryzują takie pojemniki O dane osobowe, zawarte w dokumentacji, należy dbać przez cały cykl życia akt, a więc od momentu sporządzenia dokumentu, przez okres jego przechowywania, aż do chwili, w której zostaje on zniszczony. Każdy z tych etapów powinien uwzględniać określone standardy bezpieczeństwa, dzięki którym niepowołane osoby nie będą mieć dostępu do informacji. Aby działać zgodnie z RODO również w tym końcowym etapie istnienia dokumentu, przedsiębiorstwa często decydują się skorzystać z niszczenia dokumentów w systemie bezpiecznych pojemników. Dlaczego warto zadbać o bezpieczne niszczenie dokumentów? Każde przedsiębiorstwo dysponuje danymi, którymi nie może lub nie chce się dzielić. Do tej pierwszej grupy zaliczyć możemy np. dane osobowe klientów i kontrahentów. Zgodnie z RODO administrator danych ma prawo je przetwarzać tylko, jeśli dostanie od właściciela danych osobowych zgodę (która może być cofnięta przez niego w każdej chwili). Jakiekolwiek uchybienia na tym polu podlegać mogą karze pieniężnej. Do drugiej grupy, a więc do grupy informacji, których firma nie ma ochoty ujawniać, można zaliczyć know how przedsiębiorstwa oraz inne dane dotyczące działalności rynkowej. Ze względów prawnych oraz dla bezpieczeństwa firmy warto zadbać o w pełni bezpieczną utylizację akt. Właśnie w tym celu zaprojektowano pojemniki do niszczenia dokumentów. Systemy pojemników do niszczenia dokumentów Profesjonalne pojemniki to rozwiązanie powszechnie wykorzystywane przez przedsiębiorstwa zajmujące się niszczenie dokumentów. Najczęściej firma dysponuje pojemnikami różnych rozmiarów, dzięki czemu łatwo jest dopasować je do aktualnych potrzeb klienta. Pojemniki do niszczenia dokumentów winny być lekkie, ale jednocześnie dostatecznie zabezpieczać akta. Z oczywistych względów nie mogą być też przezroczyste. Nierzadko wykonane są z aluminium. Posiadają wieko, które ułatwia zapakowanie dokumentacji, oraz szczelne zamknięcie. Wiele przedsiębiorstw na oczach zleceniodawcy zamyka wypełnione dokumentami pojemniki. Każdy z nich jest oznaczony numerem, co wyklucza jakąkolwiek pomyłkę. Niszczenie dokumentów w systemie bezpiecznych pojemników to rozwiązanie tak często wybierane, bo zapewnia aktom ochronę podczas, zdawać by się mogło, najbardziej problematycznego etapu tego procesu, a mianowicie podczas transportu. Jak wygląda transport dokumentów w systemie bezpiecznych pojemników? Rzetelna firma oferująca tego typu usługi dba o to, żeby pojemniki zaraz po ich wypełnieniu, znalazły się w transporcie, a następnie niezwłocznie trafiły do instalacji utylizującej. Podczas tego etapu dokumentacja mogłaby być szczególnie mocno narażona na dostęp osób trzecich. Profesjonalna kadra oraz specjalne pojemniki całkowicie wykluczają ryzyko, że ktoś, chociażby mimochodem, zapozna się z wrażliwymi danymi. Dodatkowym zabezpieczeniem, stosowanym podczas transportu dokumentów w systemie bezpiecznych pojemników, jest również GPS. Dzięki niemu właściwie na każdym etapie transportu, klient może poprosić o informację, gdzie aktualnie znajduje się pojemnik z dokumentami. Pojemniki do niszczenia dokumentów – jak wyglądają? Wcześniejsza charakterystyka jest bardzo ogólna. Warto zdawać sobie sprawę z tego, że poszczególne rozwiązania mogą się różnić. Wiele zależy bowiem od producenta. Niektórzy z nich proponują bardziej zaawansowaną ochronę niż tylko ochrona polegająca na zabezpieczeniu dokumentów przed wzrokiem osób postronnych (nieprzezroczystość pojemnika). Nowoczesne materiały, z których tworzy się takie pojemniki, są odporne na wodę, działanie benzyny, alkoholi i kwasów. Niektóre konstrukcje wzbogaca się też o dodatkowe zamki, blokujące pokrywę. Przeważnie pojemniki wyposażone są w kółka, które znacznie ułatwiają manewrowanie podczas poruszania się po archiwum oraz podczas transportowania pojemnika z firmy zleceniodawcy do auta, oraz z auta do obiektu utylizacyjnego. Co, oprócz systemów pojemników do niszczenia dokumentów, oferują usługodawcy? Przedsiębiorstwa, które specjalizują się w niszczeniu dokumentów i do tego celu wykorzystują systemy bezpiecznych pojemników, często oferują klientom szereg udogodnień. Jednym z nich jest wcześniejszy transport pojemników do klienta, tak aby mógł on spokojnie i samodzielnie je wypełnić. Nierzadko firmy proponują również pomoc podczas opróżniania archiwum. Dla pełnego bezpieczeństwa sporządza się również protokoły odebrania pojemnika. Takie oficjalne pismo to dodatkowe zabezpieczenie, bo poświadcza, że klient przekazał firmie swoją dokumentację. Niszczenie dokumentów pozornie wydaje się banalnie prostym zajęciem. W rzeczywistości może być niemałym kłopotem, zwłaszcza jeśli dysponujemy obszernymi zbiorami akt. Wraz z pojawieniem się RODO, świadomość dotycząca ochrony danych osobowych wzrosła i przejawia się również w planowaniu takich procesów jak utylizacja akt. Dotyczy to nie tylko przedsiębiorców zlecających niszczenie dokumentów, ale również firm, oferujących takie usługi. W efekcie poszukuje się rozwiązań prostych, skutecznych, funkcjonalnych i przede wszystkim bezpiecznych; jednym z nich są właśnie systemy pojemników do niszczenia dokumentów. Zapraszamy do kontaktu!