Jak wygląda niszczenie dokumentów w systemie bezpiecznych pojemników i czym się charakteryzują takie pojemniki

O dane osobowe, zawarte w dokumentacji, należy dbać przez cały cykl życia akt, a więc od momentu sporządzenia dokumentu, przez okres jego przechowywania, aż do chwili, w której zostaje on zniszczony. Każdy z tych etapów powinien uwzględniać określone standardy bezpieczeństwa, dzięki którym niepowołane osoby nie będą mieć dostępu do informacji. Aby działać zgodnie z RODO również w tym końcowym etapie istnienia dokumentu, przedsiębiorstwa często decydują się skorzystać z niszczenia dokumentów w systemie bezpiecznych pojemników.

Dlaczego warto zadbać o bezpieczne niszczenie dokumentów?

Każde przedsiębiorstwo dysponuje danymi, którymi nie może lub nie chce się dzielić. Do tej pierwszej grupy zaliczyć możemy np. dane osobowe klientów i kontrahentów. Zgodnie z RODO administrator danych ma prawo je przetwarzać tylko, jeśli dostanie od właściciela danych osobowych zgodę (która może być cofnięta przez niego w każdej chwili). Jakiekolwiek uchybienia na tym polu podlegać mogą karze pieniężnej. Do drugiej grupy, a więc do grupy informacji, których firma nie ma ochoty ujawniać, można zaliczyć know how przedsiębiorstwa oraz inne dane dotyczące działalności rynkowej. Ze względów prawnych oraz dla bezpieczeństwa firmy warto zadbać o w pełni bezpieczną utylizację akt. Właśnie w tym celu zaprojektowano pojemniki do niszczenia dokumentów.

Systemy pojemników do niszczenia dokumentów

Profesjonalne pojemniki to rozwiązanie powszechnie wykorzystywane przez przedsiębiorstwa zajmujące się niszczenie dokumentów. Najczęściej firma dysponuje pojemnikami różnych rozmiarów, dzięki czemu łatwo jest dopasować je do aktualnych potrzeb klienta. Pojemniki do niszczenia dokumentów winny być lekkie, ale jednocześnie dostatecznie zabezpieczać akta. Z oczywistych względów nie mogą być też przezroczyste. Nierzadko wykonane są z aluminium. Posiadają wieko, które ułatwia zapakowanie dokumentacji, oraz szczelne zamknięcie. Wiele przedsiębiorstw na oczach zleceniodawcy zamyka wypełnione dokumentami pojemniki. Każdy z nich jest oznaczony numerem, co wyklucza jakąkolwiek pomyłkę.

Niszczenie dokumentów w systemie bezpiecznych pojemników to rozwiązanie tak często wybierane, bo zapewnia aktom ochronę  podczas, zdawać by się mogło, najbardziej problematycznego etapu tego procesu, a mianowicie podczas transportu.

Jak wygląda transport dokumentów w systemie bezpiecznych pojemników?

Rzetelna firma oferująca tego typu usługi dba o to, żeby pojemniki zaraz po ich wypełnieniu, znalazły się w transporcie, a następnie niezwłocznie trafiły do instalacji utylizującej. Podczas tego etapu dokumentacja mogłaby być szczególnie mocno narażona na dostęp osób trzecich. Profesjonalna kadra oraz specjalne pojemniki całkowicie wykluczają ryzyko, że ktoś, chociażby mimochodem, zapozna się z wrażliwymi danymi.

Dodatkowym zabezpieczeniem, stosowanym podczas transportu dokumentów w systemie bezpiecznych pojemników, jest również GPS. Dzięki niemu właściwie na każdym etapie transportu, klient może poprosić o informację, gdzie aktualnie znajduje się pojemnik z dokumentami.

Pojemniki do niszczenia dokumentów – jak wyglądają?

Wcześniejsza charakterystyka jest bardzo ogólna. Warto zdawać sobie sprawę z tego, że poszczególne rozwiązania mogą się różnić. Wiele zależy bowiem od producenta. Niektórzy z nich proponują bardziej zaawansowaną ochronę niż tylko ochrona polegająca na zabezpieczeniu dokumentów przed wzrokiem osób postronnych (nieprzezroczystość pojemnika). Nowoczesne materiały, z których tworzy się takie pojemniki, są odporne na wodę, działanie benzyny, alkoholi i kwasów. Niektóre konstrukcje wzbogaca się też  o dodatkowe zamki, blokujące pokrywę. Przeważnie pojemniki wyposażone są w kółka, które znacznie ułatwiają manewrowanie podczas poruszania się po archiwum oraz podczas transportowania pojemnika z firmy zleceniodawcy do auta, oraz z auta do obiektu utylizacyjnego.

Co, oprócz systemów pojemników do niszczenia dokumentów, oferują usługodawcy?

Przedsiębiorstwa, które specjalizują się w niszczeniu dokumentów i do tego celu wykorzystują systemy bezpiecznych pojemników, często oferują klientom szereg udogodnień. Jednym z nich jest wcześniejszy transport pojemników do klienta, tak aby mógł on spokojnie i samodzielnie je wypełnić. Nierzadko firmy proponują również pomoc podczas opróżniania archiwum. Dla pełnego bezpieczeństwa sporządza się również protokoły odebrania pojemnika. Takie oficjalne pismo to dodatkowe zabezpieczenie, bo poświadcza, że klient przekazał firmie swoją dokumentację.

Niszczenie dokumentów pozornie wydaje się banalnie prostym zajęciem. W rzeczywistości może być niemałym kłopotem, zwłaszcza jeśli dysponujemy obszernymi zbiorami akt. Wraz z pojawieniem się RODO, świadomość dotycząca ochrony danych osobowych wzrosła i przejawia się również w planowaniu takich procesów jak utylizacja akt. Dotyczy to nie tylko przedsiębiorców zlecających niszczenie dokumentów, ale również firm, oferujących takie usługi. W efekcie poszukuje się rozwiązań prostych, skutecznych, funkcjonalnych i przede wszystkim bezpiecznych; jednym z nich są właśnie systemy pojemników do niszczenia dokumentów.

Zapraszamy do kontaktu!

Zapytaj o tę usługę