Opis usługi

Profesjonalne i bezpieczne niszczenie dokumentów

Proarchiv dysponuje odpowiednim zapleczem technicznym, przystosowanym do oferowania wszelkiego rodzaju usług związanych z obiegiem dokumentów.

Jednym z etapów jest również niszczenie dokumentów. Wynika to z przepisów obowiązującego prawa, jak również z praktyki funkcjonowania w podmiotu obrocie gospodarczym – nie wszystkie dane są niezbędne dla firmy przez cały czas jej działania. Zbędne dane należy niszczyć w profesjonalnych warunkach, ponieważ jest to najwłaściwsza forma utylizacji.

Niszczenie dokumentów papierowych oraz danych na nośnikach elektronicznych

Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom rynku, Proarchiv wykonuje usługi obejmujące niszczenie dokumentów w formie papierowej, jak również danych na nośnikach elektronicznych.

Gwarantowane bezpieczeństwo na najwyższym poziomie

Niszczenie odbywa się w zamkniętych pomieszczeniach oraz dodatkowo jest monitorowane przez system kamer, a pracownicy dokonujący utylizacji są odpowiednio przeszkoleni i zobowiązani do zachowania poufności nie tylko na gruncie przepisów o ochronie danych osobowych – ale także w zakresie zachowania tajemnicy przedsiębiorstwa.

Usługa wykonywana jest sprawnie i przy wykorzystaniu nowoczesnego oraz wydajnego sprzętu.

Zapraszamy do kontaktu!

Zapytaj o tę usługę

 

 

Niszczenie dokumentacji papierowej – czy warto zabierać się za to na własną rękę?

Pojedyncza niszczarka firmowa wystarczy, jeśli dysponuje się małą ilością dokumentów. Próby zniszczenia ogromnej ilości dokumentacji z pomocą takiego narzędzia można porównać z rzucaniem się z motyką na słońce. Niektóre firmy podejmują decyzję o tym, żeby zdać się na takie uproszczone rozwiązanie z powodu oszczędności. Warto jednak zastanowić się, czy rzeczywiście jest to wariant, który pozwoli oszczędzić, czy może wzbudzi jedynie takie pozory.

Manualne niszczenie dokumentów z pomocą niszczarki wymaga bowiem poświęcenia czasu pracownika. Jeśli dokumentacji jest naprawdę dużo, cały proces może zająć wiele dni. Te cenne godziny zatrudniona osoba mogłaby przeznaczyć na wykonywanie obowiązków służbowych, które mają realny wpływ na kondycję oraz zyski przedsiębiorstwa. Przed decyzją o rezygnacji z profesjonalnego niszczenia dokumentów na rzecz oszczędności, dobrze jest więc uświadomić sobie ogrom tego przedsięwzięcia i ilość zainwestowanego czasu.

Niszczenie dokumentacji w świetle RODO

W każdym przedsiębiorstwie znaleźć można kilka typów dokumentacji. Pracownicy firmy muszą doskonale orientować się w przepisach, żeby zdawać sobie sprawę, które akta należy przechowywać (i przez jaki okres), a które z nich należy zniszczyć. Zgodnie z RODO niszczenie dokumentów to ich przetwarzanie. Warto wiedzieć, jak rozporządzenie interpretuje utylizację akt, bo z tym wiążą się określone obowiązki, spoczywające na administratorze danych.

Aby przeprowadzić niszczenie dokumentów papierowych lub niszczenie danych na nośnikach elektronicznych zgodnie z RODO, należy zadbać, żeby z powstałych w ten sposób fragmentów (papieru lub nośnika) nie dało się odczytać informacji. RODO nie precyzuje, jakiej szerokości powinny być ścinki papieru lub jak dokładnie należy przetworzyć nośnik z danymi. Te decyzje pozostają w gestii administratora danymi. Musi on jednak dołożyć starań, żeby żaden fragment dokumentu nie został wykorzystany do odtworzenia informacji.

Jak przeprowadzamy bezpieczne niszczenie dokumentów?

Podczas procesu profesjonalnego niszczenia dokumentacji, działamy w oparciu o precyzyjny plan. Tak zaplanowaliśmy cały proces, aby maksymalnie skrócić czas od odebrania przez nas dokumentacji od klienta do etapu niszczenia nośników danych (elektronicznych i papierowych). Tylko jasno określone zasady i sztywne trzymanie się reguł pozwalają nam realizować najwyższe standardy bezpieczeństwa. Każdy nasz pracownik doskonale zna te procedury. W efekcie jesteśmy w stanie zaproponować:

  • Dopasowanie się do grafiku klienta

Każda firma żyje własnym życiem i według własnego grafiku. To bardzo ważne, żeby proces odbioru dokumentacji przebiegał jak najsprawniej i nie utrudniał codziennych zadań pracowników. Nasza doskonale przeszkolona załoga działa szybko, sprawnie, ale jednocześnie bardzo precyzyjnie. Dzięki temu cały proces zajmuje niewiele czasu, a firma szybko zostaje odciążona z przedawnionej, zbędnej dokumentacji.

  • W pełni bezpieczną utylizację dokumentów

Nasz proces został opracowany w taki sposób, żeby na żadnym etapie niszczenia dokumentów nikt nie miał wglądu do danych (tyczy się to zarówno transportu, jak i samego procesu utylizacji). Powierzanie cennych informacji zewnętrznemu usługodawcy może wiązać się z pewnym dyskomfortem. Takie odczucie można znacznie zmniejszyć, decydując się na współpracę z naprawdę rzetelną firmą. Nasi dotychczasowi klienci to przedsiębiorstwa różnej wielkości i działające w różnych branżach. Dumą napawa nas fakt, że jesteśmy w stanie zaproponować naszym klientom najwyższe standardy ochrony akt. To zadowolenie pogłębia się za każdym razem, gdy firmy zgłaszają się do nas ponownie.

  • Oficjalne poświadczenia z niszczenia dokumentacji papierowej

Służymy profesjonalnym doradztwem, chętnie informujemy klientów o zaawansowaniu przeprowadzanego przez nas procesu. Firmy korzystające z naszych usług mogą liczyć na profesjonalne poświadczenia, które można przedstawiać jako dowód zniszczenia dokumentacji.

Usługi niszczenia dokumentów

Nasze usługi niszczenia dokumentów obejmują wszystkie ich rodzaje i w ich zakres wchodzi m.in.:

  • niszczenie dokumentów księgowych
  • niszczenie dokumentów kadrowych
  • niszczenie dokumentów podatkowych

Zapraszamy do kontaktu!

Zapytaj o tę usługę