Zasady bezpiecznego niszczenia dokumentów firmowych różnego rodzaju

Czy różne rodzaje dokumentów wymagają różnego sposobu niszczenia? Czy przedsiębiorstwo jest w stanie samodzielnie przestrzegać zasad, które określa RODO? W dzisiejszym artykule skupiamy się na sposobach bezpiecznego niszczenia dokumentów firmowych.

Typy akt a niszczenie dokumentów w firmie

Właściwie każda firma przetwarza dane osobowe. Jest to konieczne, żeby nawiązać relację z klientem, partnerami lub kontrahentami. W praktyce oznacza to, że przedsiębiorstwo staje się w takiej sytuacji administratorem danych, a to oznacza, że musi stosować się do zapisów RODO.

Ogólne rozporządzenie o ochronie danych precyzuje, jakie obowiązki spoczywają na administratorze. Powinien on zapewnić informacjom taki poziom ochrony, który zapobiegnie przedostaniu się danych do nieupoważnionych osób. Jak to wpływa na niszczenie dokumentacji firmowej?

Przede wszystkim należy zdać sobie sprawę z tego, że niszczenie dokumentów RODO uznaje za przetwarzanie danych osobowych. Kolejnym krokiem jest zorientowanie się, jakiego typu dokumentacja występuje w firmie.

Przedsiębiorstwa gromadzą różnego rodzaju akta, m.in.

  1. faktury sprzedażowe i kosztowe;
  2. Księgę Przychodów i Rozchodów;
  3. wyciągi z kont bankowych, paragony, dowody zapłaty, potwierdzenia wykonania przelewu,
  4. dokumenty związane z podatkiem VAT (zarówno deklaracje, jak i rejestry zakupów i sprzedaży)
  5. dokumentacja pracownicza (umowy cywilnoprawne, akta osobowe, karty wynagrodzeń, listy płac).

Wielu przedsiębiorców może zastanawiać się, czy np.niszczenie dokumentów księgowychwygląda inaczej niż niszczenie dokumentów kadrowych lub niejawnych. Tutaj warto zdać sobie sprawę, że największe różnice w zarządzaniu taką dokumentacją, zaznaczają się nie w sposobie ich niszczenia, ale w okresie przechowywania, regulowanym prawnie. Jeśli chodzi natomiast o utylizację, warto skupić się na zawartości akt.

Firmowa dokumentacja zawierająca dane pracowników, klientów, partnerów i kontrahentów zawsze powinna być niszczona w bezpieczny sposób. Jeśli chodzi o informacje dotyczące kondycji firmy, jej sytuacji finansowej – tutaj przedsiębiorstwo ma większą dowolność. W praktyce jednak również w tym przypadku wybiera się zazwyczaj bezpieczne niszczenie dokumentów.

Niszczenie dokumentacji papierowej – czy przedsiębiorstwo może to zrobić samodzielnie?

Może i wiele działalności decyduje się na takie kroki. Są to jednak firmy bardzo małe lub wręcz jednoosobowe. Gdy dokumentacji jest więcej, taki proces staje się mniej opłacalny. W przypadku obszernych akt trudno jest też zachować zasady bezpieczeństwa, jeśli nie dysponuje się specjalistyczną infrastrukturą. W takich sytuacjach rozwiązaniem jest skorzystanie ze wsparcia firmy oferującej usługi niszczenia dokumentów papierowych. Takie przedsiębiorstwa do utylizacji akt, używają specjalnych instalacji, które całkowicie wykluczają ryzyko odzyskania danych (takiej pewności nie dają np. biurowe niszczarki).

Niezależnie od tego, jakim rodzajem akt dysponujemy, dokumenty zawierające dane osobowe powinniśmy traktować ze szczególną troską. Zaufanie sprawdzonemu usługodawcy to nie tylko oszczędność czasu, który trzeba by było przeznaczyć na własnoręczną utylizację. To również pewność, że firma nie będzie musiała mierzyć się ze skutkami nieprawidłowego niszczenia dokumentów – grzywnami lub stratami wizerunkowymi.

Zapraszamy do kontaktu!

Zapytaj o tę usługę

Tekst stworzyła Internetica, specjalizująca się w opracowywaniu i dostarczaniu rozwiązań, generujących widoczność i ruch z internetu.
Przedsiębiorstwo istnieje od 2007 roku i, oprócz pozycjonowania, prowadzi kampanie linków sponsorowanych, remarketing i kampanie e-mailingowe. Wzmacnia konkurencyjność swoich klientów, wdrażając profesjonalne strony i sklepy internetowe oraz realizując akcje w mediach społecznościowych. Internetica to zespół doświadczonych specjalistów, którzy bez przerwy zwiększają swoje kompetencje. W efekcie oferta jest cały czas udoskonalana, a odbiorcy usług mogą czerpać korzyści ze zwiększonej widoczności w internecie i innego innowacyjnego wsparcia w zakresie marketingu internetowego. Internetica obsługuje setki klientów, działających m.in. w branży Proarchiv, firmy zajmującej się przechowywaniem, archiwizacją i niszczeniem dokumentów.