Zasady i sposoby archiwizacji dokumentów w firmie

Niekiedy można spotkać się ze zrównaniem pojęć “przechowywania” i “archiwizowania” dokumentów. W rzeczywistości te działania wcale nie muszą iść w parze. Przechowywanie może być chaotyczne i nieuporządkowane. Firmy, które w tej sposób postępują ze swoimi aktami, mogą borykać się z problemami w komunikacji z klientami, a nawet z problemami natury prawnej. Usługi archiwizacji dokumentów polegają natomiast na uporządkowaniu akt w celu stworzenia profesjonalnego, w pełni funkcjonalnego archiwum.

Zasady archiwizacji dokumentów w przedsiębiorstwie – klasyfikacja dokumentów

Archiwiści spotykają się z dwoma typami dokumentacji – archiwalnymi i niearchiwalnymi. Pierwsze akta zalicza się do kategorii A. Z uwagi na ich charakter, przechowuje się je wieczyście, w państwowych jednostkach organizacyjnych. Do takich dokumentów zalicza się m.in. akta sądowe, notariaty i księgi stanu cywilnego. W firmach spotkamy głównie akta z kategorii B, czyli dokumentację niearchiwalną. Przedsiębiorcę obowiązują określone sposoby archiwizacji dokumentów firmowych. Z tej kategorii należy wyodrębnić poszczególne grupy:

  • B – przy literze zapisuje się liczbę, która oznacza, po jakim czasie dokumenty można zutylizować;
  • BC – takich akt nie trzeba przechowywać, można je zniszczyć, gdy tylko przestaną być potrzebne;
  • BE – obok tej nazwy kategorii również zapisuje się liczbę. Po upływie określonego czasu, archiwum państwowe przeprowadza ekspertyzę i podejmuje decyzję, czy kategoria dokumentu zostanie zmieniona.

Pozostałe sposoby archiwizacji dokumentów

Stworzone archiwum powinno być funkcjonalne i to tą zasadą kierują się profesjonalni archiwiści. Celem jest takie uporządkowanie dokumentacji, żeby każdy pracownik, mający uprawnienia do korzystania ze zbiorów, mógł sprawnie wyszukać interesujący go dokument. O tym, jak ważne jest właściwie uporządkowanie akt, przekonała się każda firma, która chociaż przez chwilę próbowała działać, mając chaos w dokumentacji. W takich warunkach procesy niepotrzebnie się wydłużają, a pracownicy się frustrują. Uniwersalne oznaczenia sprawiają, że każda osoba jest w stanie posłużyć się firmowym archiwum i sprawnie wykonywać swoje obowiązki.

Kwestia chronologii

Mówiąc o zasadach archiwizacji dokumentów w firmie, nie można pominąć kwestii chronologii. Dokumentację należy odpowiednio posegregować oraz zabezpieczyć. W tym celu używa się pudełek, teczek, segregatorów i koszulek. Powszechną praktyką jest też skanowanie paragonów oraz wydruków z kasy fiskalnej – takie dokumenty bardzo szybko stają się nieczytelne.

Sposoby archiwizacji dokumentów firmowych -dlaczego te zasady są takie ważne?

Odpowiednio stworzone archiwum nie tylko pozwala na sprawne wykonywanie obowiązków przez pracowników. Dobra archiwizacja jest niezbędna, żeby świetnie orientować się w posiadanej dokumentacji i przestrzegać terminów przechowywania akt. Te kwestie są na tyle ważne, że wiele firm woli powierzyć to zadanie specjalistom – wykwalifikowanym firmom, oferującym usługi archiwizacji dokumentów firmowych. Podejmując współpracę z takim usługodawcą, przedsiębiorca zyskuje pewność, że akta zostaną ułożone zgodnie ze standardowymi zasadami i obowiązującym prawem.

Zapraszamy do kontaktu!

Zapytaj o tę usługę

Wpis stworzyła Internetica, specjalizująca się w opracowywaniu i dostarczaniu rozwiązań, generujących widoczność i ruch z internetu.
Przedsiębiorstwo istnieje od 2007 roku i, oprócz pozycjonowania, przeprowadza kampanie linków sponsorowanych, oferuje usługi związane z remarketingiem i kampanie e-mailingowe. Wzmacnia konkurencyjność swoich klientów, tworząc profesjonalne strony i sklepy internetowe oraz realizując akcje w mediach społecznościowych. Internetica to zespół doświadczonych ekspertów, którzy wciąż zwiększają swoje umiejętności. W efekcie oferta jest cały czas udoskonalana, a odbiorcy usług mogą czerpać korzyści ze zwiększonej widoczności w internecie i innego innowacyjnego wsparcia w zakresie marketingu internetowego. Internetica obsługuje setki klientów, działających m.in. w branży Proarchiv, firmy zajmującej się przechowywaniem, archiwizacją i niszczeniem dokumentów.