Coraz więcej przedsiębiorstw decyduje się zapisywać swoją dokumentację w formacie cyfrowym. Nie oznacza to jednak, że digitalizacja już wyparła dokumentację papierową. Tradycyjne akta nadal są w ogromnych ilościach gromadzone i przechowywane, również przez te niewielkie firmy. W którymś momencie cykl życia dokumentu jednak się kończy i konieczne staje się zniszczenie akt.
Niszczenie dokumentów w firmie – czy warto zająć się tym zadaniem samodzielnie?
Niewielkie przedsiębiorstwa najczęściej w tym celu używają poręcznych niszczarek. Takie małe urządzenia to świetne rozwiązanie, jeśli prowadzimy jednoosobową działalność gospodarczą. Niestety w przypadkach większych firm niszczenie dokumentów z pomocą niszczarki może okazać się zadaniem, pochłaniającym dużo czasu. Przedsiębiorca ma do wyboru wtedy dwie opcje. Pierwsza to oddelegowanie do tego zadania jednego z pracowników. Warto zdawać sobie sprawę z tego, że, w przypadku obszernej dokumentacji, niszczenie akt staje się monotonną czynnością, która na długo odciągnie pracownika od realizowanych przez niego na co dzień obowiązków. Drugim rozwiązaniem jest skorzystanie z pomocy wykwalifikowanej firmy. Niezależnie od tego, na który wariant się zdecydujemy, prawdopodobnie na jednym z etapów procesu będziemy zastanawiać się, jakie zasady bezpiecznego niszczenia dokumentów precyzuje RODO.
RODO a niszczenie dokumentów firmowych
Przede wszystkim należy zdawać sobie sprawę z tego, że prawo w żaden sposób nie narzuca obowiązku korzystania z konkretnego sposobu niszczenia dokumentów. Całkowicie zgodnie z RODO możemy zrobić to więc we własnym biurze, o ile jesteśmy gotowi poświęcić na to nawet kilka dni, dysponujemy właściwym sprzętem oraz jesteśmy gotowi na pewien chaos organizacyjny. RODO nie określa również rozmiarów ścinków, które powstają po „przepuszczeniu” kartki przez niszczarkę. Należy jednak wybrać taki sposób niszczenia dokumentów, żeby nie można było odtworzyć zawartych w nich informacji.
Wraz z wejściem w życie RODO coraz więcej przedsiębiorstw zaczyna głębiej interesować się tym, jak skutecznie ochronić dane osobowe, które przetwarza firma. Trudno się temu dziwić – niedopatrzenia na tym polu mogą wiązać się z poważnymi karami finansowymi. Za nieprawidłowe niszczenie dokumentów przedsiębiorstwo może zostać obarczone karą sięgającą nawet 10-20 mln euro lub 2-4% rocznego obrotu. Aby zyskać spokój i zająć się bardziej naglącymi sprawami, mającymi realny wpływ na kondycję przedsiębiorstwa, administratorzy danych nierzadko powierzają niszczenie dokumentów zewnętrznym firmom.
Czy powierzenie czynności niszczenia dokumentacji zewnętrznemu usługodawcy rzeczywiście jest bezpieczne?
Wiele osób może mieć pewne wątpliwości związane ze skorzystaniem z takich usług i jest to zrozumiałe. W końcu przekazujemy ważne informacje poza firmę. Wyspecjalizowane przedsiębiorstwa bardzo rzetelnie podchodzą do tego zadania i na każdym etapie dokładają wszelkich starań, żeby zachować poufność informacji. Aby było to możliwe, muszą dysponować zaawansowaną infrastrukturą, na którą firmy niedziałające w branży, najczęściej nie mogą sobie pozwolić. Bezpieczne niszczenie dokumentów firmowych, aby było w pełni zgodne z RODO, powinno obejmować:
- właściwy transport do placówki
Podczas przewożenia dokumentów do miejsca, w którym akta będą zniszczone, każda informacja winna być dobrze zabezpieczona. Należy więc maksymalnie skrócić czas między odebraniem dokumentów a ich utylizacją. Podczas samego przewozu akta winny znajdować się w specjalnych pojemnikach, które uniemożliwiają osobom postronnym dostęp do informacji.
- profesjonalne niszczenie dokumentów
Firmy, które specjalizują się w tego typu usługach, najczęściej dysponują specjalnymi instalacjami, które szybko i sprawnie utylizują dokumentację. Z takich zniszczonych akt nie da się odczytać informacji, dzięki czemu proces jest całkowicie zgodne z wymogami RODO.
- dowód przeprowadzonej utylizacji
Zwieńczeniem procesu jest dowód wykonanej utylizacji. Takie oficjalne poświadczenie świadczy o prestiżu i rzetelności firmy, a usługobiorcę zabezpiecza na wypadek jakiejkolwiek kontroli.
Aby wszystkie te etapy zaszły sprawnie, ustalone muszą być konkretne procedury. Ich przestrzeganie często decyduje o tym, czy cały proces rzeczywiście odbywa się z zachowaniem najwyższych standardów bezpieczeństwa.
Jak wybrać firmę, która zajmie się niszczeniem dokumentacji firmowej?
Przede wszystkim należy sprawdzić, czy firma na swojej stronie informuje klientów o tym, że każdy proces przeprowadzany jest z zachowaniem norm RODO. Ważną sprawą jest też elastyczność – profesjonalni usługodawcy starają się dopasować do grafiku klienta i przeprowadzić utylizację tak, żeby niszczenie dokumentów nie wpłynęło negatywnie na regularną działalność firmy. Dobrym pomysłem będzie też zapoznanie się z ofertą przedsiębiorstwa. Jeśli oferuje ono kompleksowe usługi, korzystnym rozwiązaniem będzie nawiązanie współpracy nie tylko dotyczącej niszczenia dokumentów, ale również ich archiwizacji czy przechowywania. W ten sposób zaoszczędzimy czas, który trzeba by było przeznaczyć na poszukiwanie odrębnego usługodawcy.
Interesuje Cię niszczenie dokumentacji firmowej? Zapraszamy do kontaktu!