Opis usługi

Profesjonalna archiwizacja dokumentów

Proarchiv, działając zgodnie z obowiązującymi na całym świecie standardami, oferuje wszechstronne usługi związane z zarządzaniem dokumentacją. Jedną z najczęściej wybieranych przez naszych klientów jest archiwizacja dokumentów.

Usługi archiwizacyjne – autorskie metody archiwizacji dokumentów

Proces archiwizacji odbywa się w sposób szybki i sprawny, dzięki wykwalifikowanemu zespołowi archiwistów, posiadających bogate doświadczenie praktyczne. Autorskie, wypracowane metody archiwizacji dokumentów pozwalają na wykonanie prac w takim systemie, który nie zaburza codziennej pracy klienta.

Jeżeli chodzi o profesjonalne archiwum, Białystok oferuje kilka sprawdzonych podmiotów, spośród których z pewnością Proarchiv należy do ścisłej czołówki.

Najwyższy poziom bezpieczeństwa danych

Niewątpliwym atutem jest wysoki poziom bezpieczeństwa danych – chronimy informacje będące tajemnicą handlową, jak też dane podlegające ochronie prawnej, ale równie bezpieczne są wszelkie dokumenty które klient opatrzy klauzulą poufności jako tajemnice biznesowe.

Archiwizacja dokumentów to również okresowe brakowanie – dla zachowania odpowiedniego porządku w składowanych archiwach. Następuje wówczas kategoryzacja dokumentów i archiwa zostają oznaczone jako:

  • kat. B (okres przechowywania wynikający z przepisów prawa już minął)

lub jako

  • kat. A (dokumentacja do przekazania do archiwum państwowego)

Pozwala to optymalizować koszty prowadzenia archiwum. Proarchiv zapewnia usługę brakowania – dbamy więc o racjonalne gospodarowanie powierzonym pakietem danych.

Proarchiv – profesjonalne i najwyższej jakości usługi archiwizacyjne

Zapraszamy do kontaktu!

Zapytaj o tę usługę

 

 

Bezpieczna archiwizacja dokumentów

Nasi klienci mogą spodziewać się całkowicie bezpiecznej archiwizacji dokumentów. Proces zostaje przeprowadzony przez przeszkoloną osobę, działająca zgodnie ze standardowymi wytycznymi, którymi kierują się archiwiści na całym świecie. Sprawnie wydzielamy kategorie, a następnie, na podstawie konkretnych kryteriów, segregujemy dokumentację. Tworzymy ewidencję akt, pozwalającą administratorowi danych na pełną kontrolę nad posiadanymi dokumentami. Używamy oznaczeń i symboli, które sprawią, że po naszej skończonej pracy każdy pracownik firmy z łatwością odnajdzie się w stworzonym przez nas archiwum. Mamy szerokie doświadczenie w archiwizacji dokumentów księgowych, pracowniczych i innych. To pozwala nam działać sprawnie, możliwie najszybciej przeprowadzić proces i jednocześnie zachować dokładność. Precyzyjne podejście do każdego etapu pracy nad dokumentami sprawia, że wszyscy nasi dotychczasowi klienci, decydujący się na usługi archiwizacyjne, mogą cieszyć się profesjonalnie uporządkowanymi aktami.

Archiwizacja dokumentów – dlaczego warto zaufać profesjonalistom?

Wraz z wprowadzeniem RODO, na administratorach danych, w tym więc na przedsiębiorcach, zaczęły spoczywać bardziej wyśrubowane normy dotyczące bezpieczeństwa wrażliwych informacji. Dotyczy to również zgromadzonej dokumentacji. Akta bowiem powinny być właściwie zabezpieczone przed dostępem nieupoważnionych osób. Profesjonalna archiwizacja wiąże się z szeregiem zalet, które realnie wpłyną na komfort z prowadzenia firmy.

  • Postępowanie zgodne z RODO

Rozporządzenie nie precyzuje, jak dokładnie powinno wyglądać archiwum. O tę kwestię powinien więc dowolnie zatroszczyć się administrator danych. Ta dowolność ma jednak swoje granice – informacje muszą być niedostępne dla postronnych. Decydując się na archiwizację dokumentów firmowych, możliwe jest zwiększenie swojej wiedzy dotyczącej zgromadzonych akt. Oznacza to, że administrator będzie lepiej orientował się w tym, jakie informacje posiada, a jaką dokumentację musi zniszczyć. Właśnie ta kwestia bezpośrednio wiąże się z RODO. Zgodnie z rozporządzeniem administrator nie może bowiem przez dowolny czas przetwarzać informacji. Po pewnym czasie musi je zniszczyć. Jeśli w jego archiwum panuje chaos, nie będzie w stanie sprawować pełnej kontroli nad aktami, a co za tym idzie, może mieć problem z dopilnowaniem tej kwestii. Specjalistyczne usługi archiwizacyjne pozwalają więc sprawniej przestrzegać aktualnie obowiązującego prawa.

  • Ułatwiony dostęp do dokumentacji

Każda osoba, która próbowała kiedyś znaleźć jeden dokument wśród setek nieuporządkowanych akt, zdaje sobie sprawę z wagi rzetelnego archiwizowania dokumentów. Taki chaos nie tylko utrudnia przestrzeganie RODO, ale też negatywnie wpływa na codzienną pracę firmy. W razie konieczności zweryfikowania jakiejś informacji pracownik, zanim trafi na właściwy kawałek papieru, musi przebić się przez wiele niepowiązanych ze sprawą umów, faktur itp. Jak łatwo się domyślić, to powoduje sporo frustracji oraz niepotrzebnie spowalnia procesy.

  • Poczucie bezpieczeństwa

Świadomość, że nie panujemy nad dokumentacją, może powodować irytację, a nawet lęk. Co, jeśli pojawi się potrzeba przedstawienia jakichś akt (np. w przypadku kontroli lub gdy wymagana będzie weryfikacja jakiegoś dokumentu) i pojawią się trudności z ich sprawnym znalezieniem? Uporządkowane środowisko pracy wpływa na komfort tejże pracy – tę zasadę można odnieść zarówno do czasów szkolnych, jak i do otoczenia czysto biznesowego. Warto skorzystać ze spokoju i pewności, jaką daje dokładnie przeprowadzona archiwizacja dokumentów pracowniczych i innych akt.

  • Możliwość sprawnego przeprowadzenia procesu brakowania dokumentów

Wcześniej wspomniane brakowanie dokumentacji nie może zajść skutecznie, jeśli dokumenty nie zostaną właściwie zarchiwizowane.

Działamy kompleksowo, co docenia wielu naszych klientów. Oprócz bezpiecznej archiwizacji dokumentów oferujemy szereg innych usług. Zachęcamy do wyboru całego pakietu i zdania się na nas w kwestii profesjonalnego zarządzania dokumentacją.

Zapraszamy do kontaktu!

Zapytaj o tę usługę