Skanowanie i digitalizacja dokumentów, a więc czas na pozbycie się dokumentacji i innych danych w formie papierowej

Właściwie każda firma może skorzystać na digitalizacji dokumentów, niezależnie od tego, w jakie branży i na jaką skalę działa. W dzisiejszym artykule skupiamy się na skanowaniu i digitalizacji akt, przybliżając dokładniej zalety tych procesów.

Digitalizacja dokumentów – czy słusznie utożsamiana jest z cyfryzacją?

Podczas zapoznawania się z tematyką digitalizacji, można natknąć się na utożsamianie terminu digitalizacji z cyfryzacją. Taka praktyka jest całkowicie nieprawidłowa, bo określenia te odnoszą się do odmiennych procesów. Odwołują się jednak w pewien sposób do tej samej tematyki, czyli do zmiany w postrzeganiu danych, która nastąpiła wraz z rozpowszechnieniem się internetu.

Z cyfryzacją mamy do czynienia, gdy w firmie pojawia się infrastruktura sieciowa i internetowa. To ona pozwala na sprawną wymianę informacji między pracownikami, partnerami biznesowymi i klientami. Cyfryzacja sprawia, że dostęp do zasobów elektronicznych jest ułatwiony i bez problemu możemy udostępniać informacje innym podmiotom. Digitalizacja to zdecydowanie węższe pojęcie. Takie określenie będzie w pełni adekwatne do opisania sytuacji, w której dokument zostaje przekształcony do formy elektronicznej. W praktyce takim dokumentem wcale nie musi być np. umowa zawarta na papierze. Digitalizacji poddawane są bowiem fotografie lub dźwięki. W efekcie, dzięki digitalizacji, otrzymujemy plik elektroniczny, którym możemy swobodnie wymieniać się na skutek cyfryzacji. Jak widać, procesy te, chociaż w pewien sposób rzeczywiście się ze sobą wiążą, w rzeczywistości odnoszą się do zupełnie innych działań związanych z zarządzaniem dokumentacją.

Jak przebiega proces skanowania i digitalizacji dokumentów?

Podczas skanowania urządzenie odczytuje dany obraz, a następnie przetwarza go na formę elektroniczną. Warto wykorzystywać przy tym sprzęt dobrej jakości, który pozwoli wiernie odtworzyć akta. Ręczne wykonywanie takich czynności w firmie może zająć sporo czasu, szczególnie jeśli nie dysponujemy urządzeniem wyposażonym w automatyczny podajnik. Kolejnym krokiem jest właściwe uporządkowanie plików. Dobrym pomysłem może być wykorzystanie specjalnych programów oraz rozwiązań pozwalających od razu zeskanowany dokument umieścić w archiwum.

Jeśli jeszcze nie mamy stworzonego archiwum dokumentów elektronicznych, a chcemy przeprowadzić w swojej firmie skanowanie dokumentacji i jej digitalizację, warto udać się do specjalistów. Archiwizacja danych elektronicznych pozwoli skutecznie zarządzać plikami, dowolnie się nimi posługiwać i sprawnie wyszukiwać konkretne akta, gdy tylko pojawi się taka potrzeba. Profesjonalni usługodawcy oferują:

  • skanowanie i digitalizację dokumentów
  • archiwizację danych elektronicznych na trwałych nośnikach wysokiej jakość
  • pełną poufność informacji

Dlaczego warto rozważyć digitalizację dokumentów w swojej firmie? Najważniejsze zalety dokumentów w formacie cyfrowym

Najczęściej przytaczaną zaletą skanowania i digitalizacji dokumentów jest oszczędność miejsca. Trudno się z tym spierać – firmy decydujące się na to rozwiązanie w pewnym stopniu mogą zrezygnować z tradycyjnej, papierowej dokumentacji. Należy jednak zdawać sobie sprawę z tego, że jest to tylko jeden z wielu plusów, które wiążą się z zapisem dokumentów w formacie cyfrowym.

Digitalizacja dokumentów pozwala znacznie ułatwić współpracę między zatrudnionymi w firmie osobami. Swoboda wymiany dokumentacji w obrębie jednego działu, jak też i między działami, przyspiesza procesy oraz pozwala skuteczniej i sprawniej wykonywać służbowe obowiązki. Takie “dzielenie się” zasobami umożliwia pracę kilku osób nad jednym dokumentem w tym samym czasie. Jak łatwo się domyślić, taka współpraca nie byłaby możliwa, gdybyśmy mieli do czynienia z aktami papierowymi.

Skanowanie dokumentów i ich digitalizacja pozytywnie wpływa również na ich bezpieczeństwo. Dokumenty, które używane są na co dzień, do bieżącej działalności, mogą być przechowywane w chmurze. Z kolei dokumentację archiwalną w formie elektronicznej łatwiej jest zabezpieczyć, bo zajmuje mniej miejsca, niż archiwa papierowe.

Zdigitalizowane dokumenty pozwalają na sprawne wyszukanie informacji. Profesjonalna archiwizacja danych elektronicznych lub po prostu systemy zaprojektowane do zarządzania dokumentacją używaną “na bieżąco” sprawiają, że wystarczy kilka sekund, aby przed naszymi oczami ukazał się interesujący nas dokument. Właściwie zaplanowane papierowe, tradycyjne archiwum oczywiście też umożliwia sprawne znalezienie konkretnych akt. Nigdy jednak nie będzie dało się znaleźć ich tak szybko, co w zbiorach elektronicznych. Wygoda wyszukiwania w dużej mierze wynika z faktu, że w przypadku dokumentów w formacie cyfrowym możemy sami ustawiać parametry wyszukiwania, które aktualnie najbardziej nas interesują.

Digitalizacja dokumentów to naturalny krok, który, w różnym stopniu, podejmuje prawie każde przedsiębiorstwo. Rezygnacja z możliwości, jakie daje ten proces, jest nieopłacalna zarówno w krótkim okresie, jak i długoterminowo. Rzetelnie przeprowadzona digitalizacja i archiwizacja danych pozwala bowiem i na wygodniejsze operowanie bieżącą dokumentacją, i na zabezpieczenie akt, które należy przechowywać przez dłuższy czas.

Zapraszamy do kontaktu!

Zapytaj o tę usługę