Przechowywanie dokumentów firmowych – jak powinien prawidłowo przebiegać proces i na co należy zwracać uwagę w dobie RODO

Zarządzanie obiegiem dokumentów w firmie to wymagające zadanie. “Wymagające” nie oznacza tu jedynie skomplikowania tych procesów; to określenie odnosi się również do faktu, że jakiekolwiek niedopatrzenia na tym polu mogą doprowadzić do niemałego chaosu w dokumentacji oraz do spowolnienia procesów w przedsiębiorstwie. Dodatkowo sprawy nie ułatwia różnorodność akt, z którymi można spotkać się właściwie w każdej firmie.

Kilka słów o rodzaju dokumentacji w przedsiębiorstwie

Z konkretnymi typami akt wiążą się różne wymogi dotyczące przechowywania dokumentów. Akta firmowe przeważnie można podzielić w następujący sposób:

  • Księga przychodów i rozchodów

Dokumentację można prowadzić również w wersji elektronicznej, ale konieczne jest drukowanie księgi do dwudziestego dnia każdego miesiąca. W takiej ewidencji zapisuje się różnorodne zdarzenia gospodarcze, które mają miejsce w firmie

  • Dokumentacja związana z kasą fiskalną

Nie każde przedsiębiorstwo używa kasy fiskalnej. Jeśli jednak posługujemy się nią w prowadzeniu swojej działalności, konieczne jest przechowywanie raportów z kasy fiskalnej oraz kopii paragonów. Warto zdawać sobie sprawę, że książkę serwisową należy przechowywać tak długo, jak długo korzystamy z kasy fiskalnej (oraz przez okres pięciu lat od terminu płatności podatku dochodowego).

  • Faktury kosztowe i sprzedażowe

Przedsiębiorcy mogą przechowywać faktury w formie elektronicznej lub w papierowej. Ten pierwszy sposób to, z oczywistych względów znaczne ułatwienie, zwłaszcza że nie ma w tym przypadku konieczności drukowania faktur (w przeciwieństwie do wcześniej wspomnianej KPiR). Tutaj warto zaznaczyć, że przechowywanie faktur następuje w podziale na okresy rozliczeniowe.

  • Dokumentacja VAT i PIT

Przedsiębiorcy nie tylko są zobowiązani składać deklaracje, ale również przechowywać takie dokumenty. Zobowiązanie przedawnia się wraz z upływem 5 lat (okres liczony jest od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku).

  • Umowy zawarte z pracownikami

Przedsiębiorstwo (płatnik) musi przechowywać dokumentację, na której podstawie ustalana zostaje renta lub emerytura. Jeszcze do niedawna okres przechowywania takich akt sięgał aż 50 lat od rozwiązania umowy z pracownikiem. Obecnie jednak okres ten skrócił się do 10 lat.

  • Dokumentacja ZUS

Dokumentację zgłoszeniową należy przechowywać przez okres 5 lat.

Powyższy, bardzo skrótowy podział pokazuje, że przechowywanie dokumentacji firmowej to nie tylko zadbanie o odpowiednie jej zabezpieczenie – to również świadomość, jak długo każdy rodzaj akt winien być przechowywany. To ważne, bo przechowywanie dokumentacji dłużej niż jest to konieczne, może wiązać się z nałożeniem na przedsiębiorstwo niemałej kary. Na administratorze spoczywa bowiem obowiązek usunięcia danych osobowych wraz z upływem okresu ich przechowywania. Wyróżnić można tutaj jednak kilka wyjątków od tej zasady; tyczy się to danych do celów statystycznych, badań naukowych lub historycznych oraz danych archiwalnych gromadzonych w interesie publicznym. Profesjonalne firmy, oferujące usługę przechowywania dokumentów, biorą pod uwagę zarówno kwestie dotyczące formalnych obostrzeń (RODO), jak też zasady związane z okresem przechowywania.

Samodzielne przechowywanie dokumentacji firmowej a przechowywanie akt przez zewnętrzną jednostkę

Przedsiębiorstwa decydujące się na przechowywanie dokumentów firmowych “na miejscu”, najczęściej inwestują w specjalistyczne szafy, zabezpieczane kodem lub zamykane na klucz. Wraz z wejściem w życie RODO świadomość dotycząca ochrony wrażliwych informacji osobowych drastycznie wzrosła. Rozporządzenie nie określa, w jakie konkretnie środki zabezpieczające powinna zaopatrzyć się firma. Precyzuje natomiast, że powinny one być na tyle silne, aby do dokumentacji nie mogły mieć wglądu osoby nieupoważnione.

Przechowywanie dokumentów firmowych RODO uznaje za ich przetwarzanie. Administrator informacji musi na własną rękę dopasować adekwatne zabezpieczenia, które uchronią dokumentację przed przetwarzaniem jej przez niepowołane podmioty. Wiele przedsiębiorstw nie chce lub nie może pozwolić sobie na dużą inwestycję na tym polu. Profesjonalny system zabezpieczeń logicznych i fizycznych to spory wydatek, toteż coraz więcej firm decyduje się skorzystać z pomocy profesjonalistów.

Usługodawcy, którzy specjalizują się w przechowywaniu dokumentacji firmowej, są doskonale przygotowane do realizacji wszystkich aktualnie obowiązujących zapisów prawnych, w tym RODO. Przeważnie dysponują świetnie zabezpieczonymi przestrzeniami, profesjonalną infrastrukturą i sprawdzonymi rozwiązaniami technologicznymi. Co również ważne, zazwyczaj takie podmioty bardzo kompleksowo podchodzą do kwestii zarządzania dokumentacją. W efekcie, oprócz profesjonalnego przechowywania akt, proponują również archiwizację, dokonywaną przez profesjonalnych archiwistów. Przedsiębiorca korzystający z tego typu usług może więc cieszyć się z komfortu płynącego ze świadomości, że doskonale panuje nad posiadaną dokumentacją i zapewnia jej najwyższą, zgodną z prawem ochronę.

Zapraszamy do kontaktu!

Zapytaj o tę usługę