Niekiedy można spotkać się ze zrównaniem pojęć „przechowywania” i „archiwizowania” dokumentów. W rzeczywistości te działania wcale nie muszą iść w parze. Przechowywanie może być chaotyczne i nieuporządkowane. Firmy, które w tej sposób postępują ze swoimi aktami, mogą borykać się z problemami w komunikacji z klientami, a nawet z problemami natury prawnej. Usługi archiwizacji dokumentów polegają natomiast na uporządkowaniu akt w celu stworzenia profesjonalnego, w pełni funkcjonalnego archiwum.
Archiwizacja dokumentów w firmie – zasady i klasyfikacja dokumentów
Archiwiści spotykają się z dwoma typami dokumentacji – archiwalnymi i niearchiwalnymi. Pierwsze akta zalicza się do kategorii A. Z uwagi na ich charakter, przechowuje się je wieczyście, w państwowych jednostkach organizacyjnych. Do takich dokumentów zalicza się m.in. akta sądowe, notariaty i księgi stanu cywilnego. W firmach spotkamy głównie akta z kategorii B, czyli dokumentację niearchiwalną. Przedsiębiorcę obowiązują określone sposoby archiwizacji dokumentów firmowych. Z tej kategorii należy wyodrębnić poszczególne grupy:
- B – przy literze zapisuje się liczbę, która oznacza, po jakim czasie dokumenty można zutylizować;
- BC – takich akt nie trzeba przechowywać, można je zniszczyć, gdy tylko przestaną być potrzebne;
- BE – obok tej nazwy kategorii również zapisuje się liczbę. Po upływie określonego czasu, archiwum państwowe przeprowadza ekspertyzę i podejmuje decyzję, czy kategoria dokumentu zostanie zmieniona.
Archiwizowanie dokumentów w firmie – pozostałe sposoby archiwizacji dokumentów
Stworzone archiwum powinno być funkcjonalne i to tą zasadą kierują się profesjonalni archiwiści. Celem jest takie uporządkowanie dokumentacji, żeby każdy pracownik, mający uprawnienia do korzystania ze zbiorów, mógł sprawnie wyszukać interesujący go dokument. O tym, jak ważne jest właściwie uporządkowanie akt, przekonała się każda firma, która chociaż przez chwilę próbowała działać, mając chaos w dokumentacji. W takich warunkach procesy niepotrzebnie się wydłużają, a pracownicy się frustrują. Uniwersalne oznaczenia sprawiają, że każda osoba jest w stanie posłużyć się firmowym archiwum i sprawnie wykonywać swoje obowiązki.
Zasady archiwizacji dokumentów w przedsiębiorstwie – kwestia chronologii
Mówiąc o zasadach archiwizacji dokumentów w firmie, nie można pominąć kwestii chronologii. Dokumentację należy odpowiednio posegregować oraz zabezpieczyć. W tym celu używa się pudełek, teczek, segregatorów i koszulek. Powszechną praktyką jest też skanowanie paragonów oraz wydruków z kasy fiskalnej – takie dokumenty bardzo szybko stają się nieczytelne.
Sposoby archiwizacji dokumentów firmowych – dlaczego te zasady są takie ważne?
Odpowiednio stworzone archiwum nie tylko pozwala na sprawne wykonywanie obowiązków przez pracowników. Dobra archiwizacja jest niezbędna, żeby świetnie orientować się w posiadanej dokumentacji i przestrzegać terminów przechowywania akt. Te kwestie są na tyle ważne, że wiele firm woli powierzyć to zadanie specjalistom – wykwalifikowanym firmom, oferującym usługi archiwizacji dokumentów firmowych. Podejmując współpracę z takim usługodawcą, przedsiębiorca zyskuje pewność, że akta zostaną ułożone zgodnie ze standardowymi zasadami i obowiązującym prawem.
Zapraszamy do kontaktu!