Przechowywanie dokumentów
Przechowywanie dokumentów firmowych i dokumentacji pracowniczej
Oprócz usługi archiwizacji (uporządkowania), Proarchiv oferuje również przechowywanie dokumentów we własnych składnicach/magazynach. Korzystają z niej klienci nie posiadający w swoich biurach wystarczającej ilości miejsca lub koszty najmu dodatkowych pomieszczeń do przechowywania wszystkich niezbędnych dokumentów są dla nich zbyt wysokie.
Odpowiednio przygotowane i posegregowane dokumenty zostają wówczas ulokowane w jednej z naszych lokalizacji – łatwo dostępnej w razie każdej potrzeby.
Profesjonalne składowanie archiwów
Firma dysponuje odpowiednią powierzchnią magazynową, aby zapewnić profesjonalne składowanie archiwów, przy wykorzystaniu najnowocześniejszych narzędzi gwarantujących środowisko odpowiednie do przechowywania danych w formie papierowej.
Najwyższe normy przechowywania danych w formie papierowej
Dysponujemy warunkami które spełniają normy związane z przechowywaniem danych w formie papierowej – w magazynie danych utrzymywana jest odpowiednia temperatura i wilgotność powietrza. Przechowywanie dokumentów odbywa się zgodnie z oczekiwaniami klienta, zawsze w formie pełnej poufności i zachowaniu zasad bezpieczeństwa.
Wielu klientów wybiera Proarchiv, ponieważ jesteśmy sprawdzonym Partnerem – i godnym zaufania.
Dzięki prowadzeniu zewnętrznego archiwum Państwa firma zyskuje dodatkową powierzchnię użytkową, a także pewność, że dokumenty są bezpieczne i przechowywane we właściwych warunkach – a także nie dłużej, niż jest to konieczne i biznesowo opłacalne.
Zapraszamy do kontaktu!
Magazynowanie dokumentacji to czynność, która dotyczy każdej firmy. Oczywiście, im większe przedsiębiorstwo, tym takich akt jest więcej. Często jednak już małe podmioty z frustracją i bezradnością spoglądają na piętrzące się teczki. RODO sprawiło, że do tego arsenału doszła jeszcze jedna emocja – niepewność. Czy moje dane są w pełni bezpieczne? – to pytanie, które zadaje sobie wielu przedsiębiorców. Kwestia jest ważna, bo za ewentualne niedopatrzenia na tym polu firma może zapłacić monstrualne kary.
Przechowywanie dokumentów firmowych a RODO
Wraz z wejściem w życie ogólnego rozporządzenie o ochronie danych (RODO), kwestia bezpieczeństwa informacji stała się jednym z głównych tematów pojawiających się w debacie publicznej. Do zagadnienia ze szczególną ostrożnością powinny podchodzić różnego rodzaju przedsiębiorstwa. Takie podmioty na co dzień działają na ogromnej liczbie danych – obejmują one nie tylko bieżące informacje niezbędne do codziennej działalności firmy, ale też dane klientów oraz partnerów. Zgodnie z RODO administrator takich informacji powinien uzyskać od właściciela pisemną zgodę na przetwarzanie danych. Co ważne, może on praktycznie w każdej chwili taką zgodę cofnąć. RODO skupia się nie tylko na samym procesie pozyskiwania danych. W kontekście ich ochrony ważne staje się również przechowywanie dokumentów i akt.
W RODO położono nacisk na to, że przechowywanie dokumentacji pracowniczej i nie tylko powinno odbywać się w taki sposób, żeby nieupoważnione osoby nie miały dostępu do danych. Ustawa nie precyzuje jednak dokładnie, jakie konkretne kroki powinno się w tym celu podjąć. Aby zapobiec nieupoważnionemu dostępowi do akt, firmy nierzadko wyposażają się w szafy chronione kodem lub zamykane na klucz. W takiej sytuacji nadal jednak istnieje ryzyko włamania. Aby w pełni zabezpieczyć informacje, należałoby wdrożyć szereg nowoczesnych osłon fizycznych i logicznych. To z kolei wiąże się z dużymi kosztami. Taka inwestycja może okazać się nieopłacalna – profesjonalne zabezpieczenie przestrzeni (również ochrona przeciwogniowa i przeciwpowodziowa) to wydatek przewyższający koszt współpracy z rzetelnym usługobiorcą.
Specjalizujemy się w przechowywaniu dokumentów. Wykorzystując efekt skali, możemy zaproponować naszym klientom rozwiązania, z których nie mogą (brak wystarczającego budżetu) lub nie chcą (preferowanie innych, bardziej opłacalnych inwestycji) korzystać na własną rękę. Przechowywanie dokumentacji w specjalistycznej placówce jaki jest PROARCHIV nie tylko likwiduje konieczność płacenia za czynsz nowego lokalu oraz ponoszenia kosztu doposażania go. To również ogromny komfort psychiczny.
Z czym wiąże się przechowywanie dokumentów w archiwum zewnętrznym?
Decydując się na korzystanie z naszej usługi, klienci zyskują:
- pewność, że dokumenty są bezpieczne
Świadomość, że cenne akta są zamknięte w pomieszczeniu wyposażonym w różnorodne systemy bezpieczeństwa, daje dużą ulgę. Taką pewność można by było osiągnąć albo samodzielnie inwestując we wzmocnienie ochrony w swojej firmie, albo zlecając zadanie zewnętrznemu przedsiębiorstwu. Zależy nam na tym, żeby czuli Państwo pełne bezpieczeństwo i mogli skupić się w pełni na planowaniu działań o strategicznej wartości dla firmy.
- pewność, że przestrzegane jest RODO
Żadne przedsiębiorstwo nie chciałoby zapłacić kary w związku z nieprawidłowym przechowywaniem dokumentów księgowych, pracowniczych itp. Brak odpowiedniej infrastruktury może być źródłem niemałego stresu i dyskomfortu. Decydując się na skorzystanie z profesjonalnej pomocy, firmy zyskują pewność, że przechowywanie dokumentów księgowych jest zgodne z aktualnymi przepisami, toteż żadna kara im nie grozi.
- spokój w razie ewentualnego audytu, kontroli itp.
Kontrola Urzędu Skarbowego lub innego organu weryfikującego działalność firmy najczęściej wiąże się z przedstawieniem odpowiedniej dokumentacji. Niestety akta papierowe łatwo mogą się zawieruszyć lub zniszczyć. Profesjonalne przechowywanie dokumentów pracowniczych, księgowych, dokumentacji związanej z klientami i innych, sprawi, że przedsiębiorca bez obaw będzie myślał o ewentualnej kontroli.
Zapraszamy do kontaktu!