Niszczenie dokumentów

Niszczenie dokumentacji papierowej – czy warto zabierać się za to na własną rękę?

Pojedyncza niszczarka firmowa wystarczy, jeśli dysponuje się małą ilością dokumentów. Próby zniszczenia ogromnej ilości dokumentacji z pomocą takiego narzędzia można porównać z rzucaniem się z „motyką na słońce”. Niektóre firmy podejmują decyzję o tym, żeby zdać się na takie uproszczone rozwiązanie z powodu oszczędności. Warto jednak zastanowić się, czy rzeczywiście jest to wariant, który pozwoli oszczędzić, czy może wzbudzi jedynie takie pozory.

Manualna utylizacja dokumentów z pomocą niszczarki wymaga bowiem poświęcenia czasu pracownika. Jeśli dokumentacji jest naprawdę dużo, cały proces może zająć wiele dni a powstała przy niszczeniu ścinka zajmuje nam cały kontener na odpady, za którego opróżnienie musimy zapłacić. Te cenne godziny zatrudniona osoba mogłaby przeznaczyć na wykonywanie obowiązków służbowych, które mają realny wpływ na kondycję oraz zyski przedsiębiorstwa. Przed decyzją o rezygnacji z profesjonalnego niszczenia dokumentów na rzecz oszczędności, dobrze jest więc uświadomić sobie ogrom tego przedsięwzięcia i ilość zainwestowanego czasu.

Niszczenie dokumentacji w świetle RODO

W każdym przedsiębiorstwie znaleźć można kilka typów dokumentacji. Pracownicy firmy muszą doskonale orientować się w przepisach, żeby zdawać sobie sprawę, które akta należy przechowywać (i przez jaki okres), a które z nich należy zniszczyć. Zgodnie z RODO niszczenie dokumentów to ich przetwarzanie. Warto wiedzieć, jak rozporządzenie interpretuje utylizację akt, bo z tym wiążą się określone obowiązki, spoczywające na administratorze danych.

Aby przeprowadzić niszczenie dokumentów papierowych lub niszczenie danych na nośnikach elektronicznych zgodnie z RODO, należy zadbać, żeby z powstałych w ten sposób fragmentów (papieru lub nośnika) nie dało się odczytać informacji. RODO nie precyzuje, jakiej szerokości powinny być ścinki papieru lub jak dokładnie należy przetworzyć nośnik z danymi. Te decyzje pozostają w gestii administratora danymi. Musi on jednak dołożyć starań, żeby żaden fragment dokumentu nie został wykorzystany do odtworzenia informacji.

Jak przeprowadzamy bezpieczne niszczenie dokumentów papierowych i nie tylko?

Podczas procesu takiego jak profesjonalne niszczenie dokumentów, działamy w oparciu o precyzyjny plan. Tak zaplanowaliśmy cały proces, aby maksymalnie skrócić czas od odebrania przez nas danych wrażliwych od klienta do etapu niszczenia nośników danych (elektronicznych i papierowych). Tylko jasno określone zasady i sztywne trzymanie się reguł pozwalają nam realizować najwyższe standardy bezpieczeństwa. Każdy nasz pracownik doskonale zna te procedury. W efekcie jesteśmy w stanie zaproponować:

• Dopasowanie się do grafiku klienta

Każda firma żyje własnym życiem i według własnego grafiku. To bardzo ważne, żeby proces odbioru danych wrażliwych przebiegał jak najsprawniej i nie utrudniał codziennych zadań pracowników. Nasza doskonale przeszkolona załoga działa szybko, sprawnie, ale jednocześnie bardzo precyzyjnie. Dzięki temu cały proces zajmuje niewiele czasu, a firma szybko zostaje odciążona z przedawnionej, zbędnej dokumentacji.

• W pełni bezpieczne niszczenie nośników danych

Nasz proces został opracowany w taki sposób, żeby na żadnym etapie niszczenia, nikt nie miał wglądu do danych (tyczy się to zarówno transportu, jak i samego procesu utylizacji) zastosowanie pojemników, oznakowany samochód, wydajne urządzenia niszczące itp.. Powierzanie cennych informacji zewnętrznemu usługodawcy może wiązać się z pewnym dyskomfortem. Takie odczucie można znacznie zmniejszyć, decydując się na współpracę z naprawdę rzetelną firmą. Nasi dotychczasowi klienci to przedsiębiorstwa różnej wielkości i działające w różnych branżach. Dumą napawa nas fakt, że jesteśmy w stanie zaproponować naszym klientom najwyższe standardy ochrony danych. To zadowolenie pogłębia się za każdym razem, gdy firmy zgłaszają się do nas ponownie.

• Oficjalne poświadczenia zniszczenia Służymy profesjonalnym doradztwem, chętnie informujemy klientów o zaawansowaniu przeprowadzanego przez nas procesu. Firmy korzystające z naszych usług mogą liczyć na profesjonalne poświadczenia, które można przedstawiać jako dowód zniszczenia dokumentacji.

Nasza usługa niszczenia danych wrażliwych obejmuje dokumenty ich rodzaje i w ich zakres wchodzi m.in.:

• umowa powierzenia danych
• protokół przekazania pojemników/plomb
• protokół odbioru zaplombowanych pojemników
• „Certyfikat zniszczenia”

Niszczenie i utylizacja dokumentów – zapraszamy do kontaktu!