Archiwizacja dokumentów

Sprawnie wydzielamy kategorie z zasobu, a następnie, na podstawie
konkretnych kryteriów, segregujemy dokumentację pakując w pudła
archiwizacyjne odpowiednio opisane.

Tworzymy ewidencję akt w postaci spisów zdawczo-odbiorczych, pozwalającą administratorowi danych na pełną kontrolę nad posiadanymi dokumentami. Używamy oznaczeń i symboli uzgodnionych z klientem, które sprawią, że po naszej skończonej pracy każdy pracownik firmy z łatwością odnajdzie się w stworzonym przez nas archiwum.

Mamy szerokie doświadczenie w takiej kwestii jak archiwizacja dokumentów księgowych, pracowniczych i innych. To pozwala nam działać sprawnie, możliwie najszybciej przeprowadzić proces wydzielenia dokumentów przeznaczonych do zniszczenia, uporządkowania pozostałej dokumentacji i jednocześnie zachować dokładność. Precyzyjne podejście do każdego etapu pracy nad dokumentami sprawia, że wszyscy nasi dotychczasowi klienci, decydujący się na usługi archiwizacyjne, mogą cieszyć się profesjonalnie uporządkowanymi aktami.

Usługi archiwizacyjne – dlaczego warto zaufać profesjonalistom?

Wraz z wprowadzeniem RODO, na administratorach danych, w tym więc na przedsiębiorcach, zaczęły spoczywać bardziej wyśrubowane normy dotyczące bezpieczeństwa wrażliwych informacji. Dotyczy to również zgromadzonej dokumentacji. Akta bowiem powinny być właściwie posegregowane i zabezpieczone przed dostępem nieupoważnionych osób. Profesjonalna archiwizacja wiąże się z szeregiem zalet, które realnie wpłyną na komfort z prowadzenia firmy.

• Postępowanie zgodne z RODO

Rozporządzenie nie precyzuje, jak dokładnie powinno wyglądać archiwum. O tę kwestię powinien więc dowolnie zatroszczyć się administrator danych. Ta dowolność ma jednak swoje granice – informacje muszą być niedostępne dla postronnych. Decydując się na archiwizację dokumentów firmowych, możliwe jest zwiększenie swojej wiedzy dotyczącej zgromadzonych akt. Oznacza to, że administrator będzie lepiej orientował się w tym, jakie dokumenty muszą być przechowywane, przez jaki okres, a jaką dokumentację musi bezpiecznie zniszczyć. Właśnie ta kwestia bezpośrednio wiąże się z RODO. Zgodnie z rozporządzeniem administrator nie może bowiem przez dowolny czas przetwarzać informacji zawartych w wytworzonych dokumentach. Po pewnym czasie musi je zniszczyć. Jeśli w jego archiwum panuje chaos, nie będzie w stanie sprawować pełnej kontroli nad aktami, a co za tym idzie, może mieć problem z dopilnowaniem tej kwestii. Odpowiednia archiwizacja dokumentów pracowniczych i specjalistyczne usługi archiwizacyjne pozwalają więc sprawniej przestrzegać aktualnie obowiązującego prawa.

• Ułatwiony dostęp do dokumentacji

Każda osoba, która próbowała kiedyś znaleźć jeden dokument wśród setek nieuporządkowanych akt, zdaje sobie sprawę z wagi rzetelnego archiwizowania dokumentów. Taki chaos nie tylko utrudnia przestrzeganie RODO, ale też negatywnie wpływa na codzienną pracę firmy. W razie konieczności zweryfikowania jakiejś informacji pracownik, zanim trafi na właściwy dokument, musi „przebić się” przez sterty zgromadzonych dokumentów itp. Jak łatwo się domyślić, to powoduje sporo frustracji oraz niepotrzebnie spowalnia procesy.

• Poczucie bezpieczeństwa

Świadomość, że nie panujemy nad dokumentacją, może powodować irytację, a nawet lęk. Co, jeśli pojawi się potrzeba przedstawienia jakichś akt (np. w przypadku kontroli lub gdy wymagana będzie weryfikacja jakiegoś dokumentu) i pojawią się trudności z ich sprawnym znalezieniem? Uporządkowane środowisko pracy wpływa na komfort tejże pracy – tę zasadę można odnieść zarówno do czasów szkolnych, jak i do otoczenia czysto biznesowego. Warto skorzystać ze spokoju i pewności, jaką daje dokładnie przeprowadzona archiwizacja wytworzonego zasobu i innych akt.

• Możliwość sprawnego przeprowadzenia procesu takiego jak brakowanie dokumentacji

Wcześniej wspomniane brakowanie dokumentów nie może zajść skutecznie, jeśli dokumenty nie zostaną właściwie zarchiwizowane.

Działamy kompleksowo, co docenia wielu naszych klientów. Oprócz bezpiecznej archiwizacji dokumentów oferujemy szereg innych usług. Zachęcamy do wyboru całego pakietu i zdania się na nas w kwestii profesjonalnego zarządzania dokumentacją.

Archiwizacja i przechowywanie dokumentów – zapraszamy do kontaktu!