Regały wypełnione po brzegi teczkami i segregatorami to realia wielu przedsiębiorstw. Odnalezienie jednego konkretnego dokumentu wśród nieposegregowanej dokumentacji to nie lada wyzwanie. Odpowiedzią na zapotrzebowanie firm, ceniących porządek w aktach, są profesjonalne usługi archiwizacyjne.
Jak na funkcjonowanie przedsiębiorstwa wpływa źle skonstruowane archiwum?
Nieprawidłowo zarchiwizowane dokumenty mogą dość mocno utrudnić funkcjonowanie przedsiębiorstwa. Do takich problemów można zaliczyć:
- Trudności ze znalezieniem pożądanego dokumentu
Brak właściwych oznaczeń i brak podział dokumentacji na wcześniej przewidziane kategorie, prowadzi do sytuacji, w której codzienna praca przedsiębiorstwa może zostać znacznie spowolniona.
- Brak pełnej świadomości dotyczącej przechowywanych dokumentów
Poszczególne rodzaje dokumentacji segreguje się nie tylko po to, aby ułatwić życie pracownikom firmy. Posegregowane akta pozwalają również na szybki wgląd do dokumentacji i zorientowanie się w tym, które informacje możemy jeszcze przechowywać, a które należy zutylizować. Chaos wśród dokumentacji znacznie utrudnia realizowanie wymogów ujętych w przepisach. Nieprawidłowa archiwizacja może więc, w skrajnie pesymistycznym scenariuszu, kosztować nas nawet kary pieniężne, spowodowane niemożnością przedstawienia konkretnego dokumentu np. podczas kontroli Urzędu Skarbowego.
- Stres
Ten punkt dość mocno wiąże się z poprzednim. Dyskomfort i stres spowodowany niewłaściwie zarchiwizowaną dokumentacją jest całkowicie uzasadniony. Zadbanie o profesjonalne przeprowadzenie tego procesu to, oprócz zalet natury organizacyjnej, również komfort psychiczny i spokój.
Jak widać, absolutnie nie warto odkładać rzetelnej archiwizacji dokumentów na później. Im szybciej się nią zajmiemy, tym szybciej zyskamy kontrolę nad aktami i tym więcej energii będziemy mogli poświęcić ważniejszym aspektom działalności firmy. Ale jak dokładnie przebiega taki proces?
Archiwizacja dokumentów – na czym dokładnie polega?
Ważne jest to, żeby już na samym początku określić precyzyjny plan działania. Zanim przystąpimy do archiwizacji dokumentów trzeba więc sprecyzować czytelny system, a następnie, konsekwentnie się do niego stosować. To ważne, bo z archiwum korzystać będą przecież nie tylko osoby, które brały czynny udział w jego stworzeniu. Zasady segregacji winny być czytelne, zrozumiałe i sprawiać, że w dokumentacji odnajdzie się każdy upoważniony do korzystania z archiwum pracownik. W praktyce taki jasny system wyraża się w stworzeniu kategorii i posługiwanie się konkretnymi kryteriami (mogą to być kryteria chronologiczne, tematyczne i inne). W procesie rzetelnej archiwizacji stosuje się również różnorodne skróty i oznaczenia, całkowicie jasne dla użytkowników, niezaznajomionych dokładniej ze szczegółowym planem archiwizacji dokumentów.
Jak łatwo się domyślić, takie precyzyjne działania mogą być bardzo czasochłonne. Proces dodatkowo wydłuża się, jeśli nie mamy doświadczenia w archiwizowaniu dokumentów. Kompetencje, doświadczenie oraz dokładność są tutaj na wagę złota. Warto przyłożyć się do tej czynności, bo raz stworzone archiwum służy firmie przez wiele lat i stanowi uporządkowaną bazę dla kolejnej dokumentacji, napływającej i rozszerzającej dotychczasowe zbiory.
Zalety, które wiążą się ze zlecenia archiwizacji dokumentów wyspecjalizowanej jednostce
Jedną z najważniejszych zalet jest oczywiście oszczędność czasu. Profesjonalni archiwiści potrafią działać bardzo sprawnie, przy jednoczesnym zachowywaniu dużej precyzji i dokładności. Wyspecjalizowana firma oferująca usługi archiwizacyjne dba też o tajność informacji. Zgodnie z RODO nie powinny mieć do nich dostępu osoby nieupoważnione. Jasno określone procedury sprawiają, że tacy usługodawcy restrykcyjnie podchodzą do ochrony danych osobowych.
Współpracując z rzetelną firmą, możemy liczyć również na to, że archiwizacja dokumentów zostanie wykonana w oparciu o obowiązujące w tej branży normy. Z powodzenie stosuje się więc adekwatne tytuły, nazwy instytucji oraz inne oznaczenia, poprawiające funkcjonalność archiwum. Nie musimy martwić się więc tym, że podczas poszukiwania akt napotkamy na drodze przeszkody związane z niewłaściwą segregacją czy z nieintuicyjnym oznaczeniem.
Nawiązanie współpracy ze sprawdzonym przedsiębiorstwem może raz na zawsze ukrócić zmagania z nieuporządkowaną dokumentacją. Podejmowanie się samodzielnej archiwizacji dokumentów jest zasadne, o ile mamy odpowiednie kompetencje. W pozostałych przypadkach warto to zadanie zostawić specjalistom. Nie tylko pozwoli to oszczędzić czas i zasoby firmy. Korzystanie z pomocy zewnętrznego usługodawcy ma jeszcze jedną ważną zaletę. Po zleceniu takiej archiwizacji możemy od razu zdecydować się na usługę przechowywania dokumentów. To prosty sposób na kompleksowe zadbanie o akta – nie tylko zapanujemy na nimi i doskonale będziemy zdawać sobie sprawę z posiadanych zasobów, ale też będziemy mogli zapewnić im najwyższą ochronę. Przechowywanie, podobnie jak archiwizacja, odbywa się z zachowaniem wymaganych standardów bezpieczeństwa i zajmują się nią wykwalifikowani pracownicy.
Zapraszamy do kontaktu!